فن بیان در جلسات اداری

فن بیان موضوع مهمی است ست که باید برای خوب صحبت کردند و مورد قبول دیگران واقع شدن به آن تسلط کامل داشته باشیم در واقع اگر قرار است بتوانید دیگران را با صحبت های خود مجذوب کنید و این امکان را فراهم آورید که مشتاقانه به حرف‌های شما گوش دهند اولین و مهمترین کاری که باید انجام دهید این است که فن بیان خود را به صورت چشمگیری تقویت نمایید مبحث فن بیان سرشار از نکات کلیدی و مهم نیست که به هیچ عنوان نباید سرسری از آنها عبور کنید هر فردی برای موفق شدن در هر زمینه ای باید کلیه نکات و تکنیک های مربوط به آن حوزه را یاد بگیرد صحبت کردن هم مانند هر کار دیگری اصول خاص خود را دارد چند بار تا به حال برایتان پیش آمده که وقتی به حرف های خود فکر کرده اید دچار احساس پشیمانی شده و آرزو می کردید کاش بعضی حرف ها را نزده بودید و یا آنها را به شکل دیگری مطرح می‌کردید همه این مسائل و مسائل شبیه به این در حوزه نکات فن بیان قرار دارند اهمیت فن بیان در محیط های اداری و کاری بیشتر از جاهای دیگر به چشم می خورد چرا که معمولاً محیط کار یک محیط رسمی است که شوخی بردار نیست بنابراین بسیار مهم است که شما در این محیط چگونه صحبت کنید و افراد چگونه شما را بشناسند در این مقاله قصد داریم به شما کمک کنیم تا مجموعه ای از نکات کلیدی برای سخنرانی در جلسات اداری را آموزش ببینید.

1. در همان آغاز جلسه تیر خلاص را بزنید

نحوه آغاز کردن یک سخنرانی تعیین کننده میزان جذابیت آن برای مخاطب شما است افرادی که در جلسات حضور دارند در همان دقایق نهایی تصمیم می گیرند که آیا به ادامه صحبت های شما گوش بدهند و یا اینکه بی اهمیت از کنار آنها رد شوند بنابراین اگر خواستار این هستید که تا پایان جلسه همه افراد به صورت کامل حواس خود را متوجه سخنان شما کنند باید یک شروع جذاب داشته باشید بهترین نوع آغاز برای یک سخنرانی این است که تا آنجا که می توانید سعی کنید سخنرانی خودرو با یک داستان و یا یک مثال درباره موضوع مورد بحث آغاز نمایید یا اگر قرار است شرکت کنندگان در جلسه را برای شروع یک پروژه جدید آماده کنید بهتر است ابتدا درباره موفقیت های قبلی سخن بگویید تا افراد مشتاق شوند و بدانند که قرار است همگی با هم برای کسب یک موفقیت جدید تلاش خود را به عمل آورند جلسه سخنرانی در دستان شماست این شما هستید که تعیین می‌کنید مسیر جلسه به کدام سمت پیش برود آیا افراد به طور کامل توجه شان به شما باشد و یا اینکه ترجیح دهند حواس خود را با چیزهای دیگری پرت کنند تا زمان بگذرد.

نحوه آغاز کردن یک سخنرانی تعیین کننده میزان جذابیت آن برای مخاطب شما است
نحوه آغاز کردن یک سخنرانی تعیین کننده میزان جذابیت آن برای مخاطب شما است

2. بیش از حد خشک و جدی نباشید

کاملاً به این نکته واقف هستم که فضای کاری شوخی بردار نیست به حرفهای شما هم اهمیت بسیار زیادی دارد اما متاسفانه باید این نکته را به شما خاطر نشان کنم که ذهن و جسم انسان ها به گونه ای طراحی شده که بیش از ۴۵ دقیقه نمی تواند حرف‌های جدی شما را حذف نماید متاسفانه بسیاری از سخنرانان از این نکته مهم غافل هستند به همین دلیل در اغلب جلسات اداری مشاهده می کنید که افراد بعد از گذشت مدت زمان نه چندان طولانی شروع  به خمیازه کشیدن می‌نمایند و تقریباً خارج از فضای جلسه هستند این همان نکته مهمی است که اگر رعایت کنید می‌توانید تا پایان سخنرانی همراهی مخاطبانتان را احساس کنید لازم نیست که بیش از حد خشک و جدی باشید شوخی و مزاح برای تلطیف فضا لازم است بنابراین کمی خنده را چاشنی  صحبت های خود نمایید و اجازه دهید مخاطب تان درک کند که شما دوست دارید به صورت کاملاً دوستانه با او صحبت کنید از سوی دیگر هم در بین کلام خود گاهی با تعریف کردن خاطرات خنده دار و یا یک شوخی کوچک می توانید جواب را به طور کامل عوض کنید لطفاً اشتباه نکنید منظور ما اصلاً این نیست که شما فضای جلسه را به شوخی بگیرید و کاری کنید که بیش از حد کنترل جلسه از دستتان خارج شود در حد چند ثانیه کوتاه شوخی کردن می‌تواند مخاطبان شما را برای دقایق طولانی سرحال نگه دارد.

3. آماده پرسش ها باشید

در جلسات سخنرانی بسیار مهم است که بتوانید برای هر گونه پاسخ دهی به سوالات مخاطبان تان آماده باشید برخی سوالات پیرامون موضوعی هستند که شما در حال مطرح کردن آن هستید که ممکن است با جلوتر رفتن بحث ناخودآگاه در صحبت‌های خود به آنها پاسخ دهید. اگر مخاطبتان سوالی پرسید که مطمئن بودید در ادامه صحبت های تان به آن پاسخ خواهید داد می توانید به آنها بگویید کمی صبر کنند تا جواب خود را دریافت نمایند اما اگر مخاطبتان  سوالات دیگری را مطرح می کند وظیفه شماست که به صورت کامل آماده پاسخگویی به این سوالات باشید فراموش نکنید قبل از حضور در جلسات سخنرانی خود حتماً سوالات احتمالی که ممکن است پیرامون موضوع مطرح شود در ذهنتان مرور کنید و برای آنها پاسخ های مناسب و درخور داشته باشید در غیر این صورت اثربخشی کلام شما به حد قابل توجهی کاهش پیدا خواهد کرد چرا که عدم پاسخگویی درست به سوالات نشان دهنده این است که شما به صحبت ها و موضوع مورد بحث س مسلط نیستید و تا شاید ممکن است برای مخاطب تان این ذهنیت را ایجاد کند که شما نمیتوانید موضوع را به درستی تجزیه و تحلیل نمایید و اطلاعات کافی ندارید. اگر هم سوالاتی در ذهن خود شماست که فکر می‌کنید احتمالاً کنجکاوی مخاطب تا نسبت به آنها برانگیخته شده اما مطرح نشده اند می توانید به صورت خودکار خودتان شروع به مطرح کردن این سوالات و پاسخ دادن به آنها بکنید این امر یک امتیاز بسیار مثبت برای شما محسوب می‌شود زیرا به مخاطبتان نشان می‌دهد که شما توانسته اید به طور کامل موضوع را تجزیه و تحلیل نموده و همه ابهامات احتمالی را رفع نمایید.

در جلسات سخنرانی بسیار مهم است که بتوانید برای هر گونه پاسخ دهی به سوالات مخاطبان تان آماده باشید

4. زبان بدن را فراموش نکنید

قبلاً هم به این موضوع اشاره کرده ایم که زبان بدن شما بسیار گویاتر از کلمات شماست یعنی زمانی که در حال صحبت کردن هستید به صورت کاملا ناخودآگاه ممکن است حرکاتی از شما سر بزند که این حرکات احساسات درونی تان را برای مخاطب آشکار سازد بنابراین سعی کنید به زبان بدن خود بسیار دقت نمایید اگر پیش از حضور در جلسه حال مساعدی ندارید تا جایی که ممکن است سعی کنید قبل از ورود به سالن سخنرانی کمی به خود مسلط شوید تا حالت صورت و حرکات بدن شما احساسات درونی زن را برملا نکند اگر شما مستر باشید شک نکنید این اضطراب از طریق حرکات شما به مخاطب هم منتقل خواهد شد پس بسیار مهم است که با احساس خوبی در جلسه حضور پیدا کنید و سرحال باشید و حرکات متناسب را انجام دهید لبخند زدن نگاه کردن به مخاطبان ات دست مناسب در هنگام صحبت کردن و همگی اینها می‌تواند موجب شوند علاوه بر اینکه جذابیت سخنرانی شما به طرز قابل توجه و چشمگیری افزایش پیدا می‌کند اثربخشی آن نیز بالاتر رود چرا که ناخودآگاه چشم و گوش مخاطب تان را همزمان با هم درگیر می کنید بنابراین باید توجه بیشتری نسبت به سخنان شما نشان دهد تا بتواند مطالب مورد نظرتان را به صورت کامل دریافت نماید.

5. هرگونه بحث ممنوع

معمولاً در هر بحث و گفت و گوی برخی افراد با شما هم عقیده هستند و برخی دیگر هم ممکن است عقاید مخالف ای با شما داشته باشند پس این غیر طبیعی نیست اگر در طول سخنرانی فردی نسبت به سخنان شما مخالفت خود را ابراز کنند اگر با چنین موردی در سخنرانی خود مواجه شدید تا آنجا که می توانید سعی کنید با آرامش این مخالفت را به سوی گفت‌وگوی دوستانه پیش ببرید اجازه دهید فرد مخالف علت مخالفت خود را به صورت کامل برای شما بیان کند سپس شما هم دلایل کافی و قانع کننده را به او ارائه دهید تا بدانند که مقصود و هدف شما از بیان صحبت‌های تان دقیقاً چه چیزی است گاهی اوقات هم ممکن است علتی مخالفت این باشد که فرد مقابل از حرف‌های شما دچار سوء برداشت شده پس وظیفه شماست که اگر چنین چیزی را احساس کردید سعی کنید ابهامات را رفع کرده و سخنان خود را به شکل درست و صحیح به او برسانید اگر احساس کردید که این بحث و مخالفت کم‌کم  دارد شدیدتر می‌شود و ممکن است فضای جلسه را متشنج کند، حتما سعی کنید فرد مقابلتان را قانع نمایید که در فرصتی دیگر درباره این موضوع با هم به صورت خصوصی صحبت خواهید کرد در غیر این صورت اگر بین شما دعوای لفظی صورت بگیرد مطمئن باشید که شخصیت شما تا حد قابل توجهی زیر سوال خواهد رفت بنابراین متناسب با شخصیت و مقام و جایگاه خودتان رفتار کنید.

این غیر طبیعی نیست اگر در طول سخنرانی فردی نسبت به سخنان شما مخالفت خود را ابراز کند

6. یادداشت همراه داشته باشید

در برخی جلسات می توان برای بالا بردن میزان اثربخشی کلام و کمک کردن به اینکه مخاطب تان هم تصویر ذهنی واضحی از حرف‌های شما داشته باشد از پاور پوینت و اسلاید های متناسب استفاده کرد این کار شما موجب می شود کلام شما بیشتر در ذهن مخاطب باقی بماند به‌علاوه زمانی که شما در حال صحبت کردن درباره موضوع خاصی هستید کمک می کند که که بتوانید ذهنیت مناسبی برای مخاطب تان ایجاد کنید اگر هم فضای جلسه شما به شکلی نیست که بتوانید پاورپوینت همراه خود داشته باشید لطفاً حتماً نکاتی که ممکن است فراموش کنید یادداشت نمایید گاهی اوقات بعد از جلسه متوجه می‌شوید که چندین نکته مهم و اساسی را از قلم انداخته اید صرفاً به این دلیل که به خاطر گستردگی مبحث بیان آنها را فراموش نموده اید برای جلوگیری از بروز چنین اتفاقاتی می توان به سادگی یک یادداشت کوچک همراه داشت در یک دفتر نکات مهم را یادداشت کنید و به صورت تیتر وار بنویسید که چه چیزهایی قرار است در این جلسه مطرح شود و نهایتاً چه نتیجه ای حاصل شود هر از گاهی با نگاه کردن به نوشته ها و نکات خود می توانید مطمئن شوید که چیزی را از قلم نینداخته اید و همه مطالب لازم را به مخاطبان خودتان ارائه نموده اید.

7. درباره فرد صحبت نکنید

محیط کاری معمولاً محیطی است که در آن افراد بسیار زیادی کنار هم قرار گرفته اند و همگی برای رسیدن سازمان به یک هدف مشخص تلاش می نمایند تا زمانی که در حال صحبت کردن درباره پروژه ها و مسائل کاری هستید به هیچ عنوان خودتان را از سایرین جدا نکنید تا آنجا که می توانید از فعل های جمع استفاده نمایید و این احساس را در مخاطب ایجاد کنید که او هم به اندازه شما در امور سازمان و مسیر رسیدن به اهداف مهم آن نقش دارد اینکه خودتان را جدا از سایر همکاران تان بدانید موجب می‌شود که آنها احساس کنند نسبت به زحماتشان بی توجه هستید و قدرشناسی نمی کنید همین امر رفته‌رفته احساس دلسردی را در وجود افراد و کارکنان ایجاد می کند به صورتی که بعد از مدتی متوجه خواهید شد که دیگر هیچکس به اهداف و آرزوهای که شما در نظر دارید اهمیت نمی دهند بنابراین حتماً درباره همه تیم و گروه صحبت کنید اگر لازم است مراتب قدرشناسی و محبت خود را نسبت به آنها ابراز نمایید و اجازه دهید احساس کنند تا چه اندازه از همکاری با آنها خوشحال و راضی هستید همین جملات ساده و کوچک می تواند موجب دلگرمی آنها شده و کمک کند بتوانید در کنار هم بسیار سریع تر به اهدافتان دست پیدا کنید.

در جلسات اداری به هیچ عنوان خودتان را از سایرین جدا نکنید
در جلسات اداری به هیچ عنوان خودتان را از سایرین جدا نکنید

8. جمع بندی و پایان مناسب

در پایان سخنان خود حتماً از حاضرین دانی کنید که در جلسه حضور پیدا کردند و به سخنان شما گوش دادند علاوه بر این سعی کنید یک بار دیگر در پایان سخنان خود گفته هایتان را جمع بندی کنید تا مخاطب تان به خاطر بسپارد که به چه علت در کنار هم جمع شده اید و هدف از این سخنرانی چه چیزی بوده است و نکات مهم را برای بار آخر مجدد تکرار کنید حتی اگر در محل کار تخته وایت برد در دسترس دارید می توانید در پایان سخنرانی هر آنچه که لازم است افراد گروه به خاطر داشته باشند روی تخته یادداشت کنید تا مجدد یادآوری شود قرار است این سخنان به کجا برسد و چه نتیجه‌ای برای شما و افراد تیمتان همراه داشته باشد.

بهترین راه تقویت فن بیان

یکی از راه های فوق العاده خوبی که برای تقویت فن بیان و مهارت های مرتبط با آن مانند معمولاً پیشنهاد می‌شود، شرکت در کلاس های مرتبط با فن بیان است. اگر در این کلاس ها به صورت حضوری شرکت کنید که چه بهتر! اما اگر وقت یا حوصله این کلاس ها را ندارید، پیشنهادی که برایتان دارم این است که در کلاس های غیرحضوری فن بیان شرکت کنید. در این کلاس ها علاوه بر این که مطالب فوق العاده درجه یکی یاد می‌گیرید، تمرین های عملی نیز به شما داده می‌شود که با انجام دادن آن ها، شک نکنید بهترین اتفاقات برایتان رقم خواهد خورد.

موسسه گام برتر سال هاست به صورت تخصصی روی موضوع فن بیان در حال فعالیت است و اکنون، دوره ای غیر حضوری برای تقویت فن بیان شما تدارک دیده که زبان بدن یکی از دروس تخصصی آن نیز محسوب می شود و با استفاده از آن، می‌توانید به بهترین شکل ممکن فن بیان و مهارت های کلامی و غیر کلامی در ارتباطات خود را تقویت کنید. برای مشاهده توضیحات این دوره و تهیه آن، روی دوره غیرحضوری فن بیان کلیک کنید.

موفق باشید…

دوره غیر حضوری فن بیان

Talking in office meetings



پاسخ به سوالات

دیدگاه خود را ثبت کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

-- بارگیری کد امنیتی --

محصول آموزشی بگیر، اگه راضی بودی پولشو بده!
close-image