چگونه برنامه ریزی کنیم؟

تا حالا چند بار شده است که در طول روز کلی کار داشتید ولی به انجام هیچ کدامشان نرسیدید؟ یا برعکس، چند بار شده که کارهای زیادی نداشتید، اما بازهم نتوانستید همان کارهای کم و ساده را انجام دهید!؟ چقدر بابت انجام ندادن به موقع کارهای خود و دیگران، مشکلات زیادی برایتان به وجود آمده است؟ همه این مشکلات یک دلیل بیشتر ندارند: عدم برنامه ریزی مناسب. ما در این مقاله قصد داریم بهترین تکنیک های برنامه ریزی مناسب و درست را به شما آموزش دهیم تا به خوبی بتوانید کارهای خود را مدیریت کنید و اتفاقات خوبی را برای خودتان رقم بزنید. در واقع شما در این مقاله با موارد زیر به خوبی آشنا خواهید شد:

• برنامه ریزی چیست؟
• اهمیت برنامه ریزی
• جملات بزرگان درباره برنامه ریزی
• اصل مهم برنامه ریزی؟
• اصول برنامه ریزی
• اشتباهات رایج در برنامه ریزی
• چرا برنامه ریزی نمی‌کنیم؟
• تکنیک های برنامه ریزی 

برنامه ریزی چیست؟

قبل از اینکه تعریف برنامه ریزی را مطالعه کنید، پیشنهاد می‌کنم حتماً فایل صوتی زیر را گوش دهید، چون قطعاً می‌تواند بسیار کمکتان کند.

بگذارید تکلیفمان را همین جا با خودمان مشخص کنیم و همین ابتدا بگوییم که برنامه ریزی یا طرح ریزی یعنی چه ؟

دقت کنید که اصلاً برنامه ریزی موفق به معنی انجام دادن حجم انبوهی از کارها نیست. معنی خلاصه و مفید آن می‌شود:

انجام کارها به صورت منظم و دقیق برای رسیدن به اهداف (اهداف می‌توانند روزانه باشند مثل خواندن یک کتاب، می‌توانند هفتگی و ماهانه باشند و یا حتی داشتن یک روز خوب باشند و…)

حالا با این تعریف راحت تر می‌توانیم برای برنامه ریزی درست، گام برداریم و تکنیک های یک برنامه ریزی استراتژیک را یاد بگیریم.

برنامه ریزی روزانه

یکی از مهم ترین برنامه ریزی هایی که ما باید انجام دهیم، برنامه ریزی روزانه است. چرا که همین برنامه های کوچک و روزمره زندگی هستند که در نهایت موفقیت های بزرگ ما را شکل می دهند. اگر ما چندین ماه و حتی چندین سال بتوانیم برنامه ریزی روزانه درستی داشته باشیم و خیلی منظم و درست پیش برویم، قطعاً نتیجه بسیار خوبی خواهیم گرفت و مانند تصویر زیر که نت های موسیقی کوچک به هم پیوسته شدند تا در نهایت یک نت درست را بسازند، ما هم روز به روز کامل تر خواهیم شد و نهایتاً می توانیم موفقیت بزرگی را از آن خود کنیم.

به همین دلیل ما قصد داریم در این مقاله بیشتر درباره برنامه ریزی روزانه صحبت کنیم تا ابتدا روزهای خوبی را برای خود رقم بزنیم و سپس دوران خوب خودمان را شروع کنیم.

اهمیت برنامه ریزی

تا حالا به این موضوع دقت کردید که چرا افراد موفق کارهایی که در طول روز انجام می‌دهند از سایر افراد مفیدتر است؟ آن ها هم مثل ما در هر روزشان ۲۴ ساعت وجود دارد. ولی با این حال تعداد کارهای انجام شده در طول روزشان بیشتر از ماست!

دلیلش مشخص است. چون آن‌ها مدیریت زمان و برنامه ریزی را به خوبی بلدند و با این دو مهارت، توانستند از زمانشان بهترین استفاده را ببرند.

یک بار دیگر به جملات و دردسرهایی که در مقدمه گفته شد دقت کنید. فکر می‌کنم از بین رفتن همین مشکلات به اضافه کلی مشکل دیگر برای پی بردن به اهمیت بالا و اهداف برنامه ریزی کافی باشد. اما بازهم به برخی ازاهداف آن اشاره می‌کنیم.

• مدیریت زمان
• منظم شدن
• انجام دادن تمام کارها
• افزایش قدرت اراده و سرسختی
• غلبه بر تنبلی
• و کلی فایده دیگر که حتی نام بردنشان هم از حوصله متن خارج است…

جملات بزرگان درباره برنامه ریزی

برای پی بردن بیشتر به اهمیت این موضوع مهم، به تعدادی از جملات بزرگان درباره برنامه ریزی اشاره می‌کنم:

• اگر شما تصمیم نگیرید چگونه روزتان را بگذرانید، دیگران برای شما این کار را خواهند کرد. (جان سی مکسول، نویسنده کتاب برنامه ریزی روزانه)
• وقتی در نقشه اهداف خود شکست میخورید، در واقع برای شکست خوردن آماده شده اید. (بنجامین فرانکلین)
• یک هدف، بدون برنامه ریزی، تنها یک آرزوست. ،(آنتوان دوسنت اگزوپری)
• اگر ندانی به کدام سمت حرکت می‌کنی، به مقصد نخواهی رسید. (یوگی برا)
• برنامه ریزی در زندگی باعث می‌شود آینده را به جال بیاورید و در آن تغییر ایجاد کنید. (آلن لاکین)

پس حالا که متوجه شدیم یک برنامه ریزی خوب برای زندگی تا این حد اهمیت بالایی دارد، فکر می‌کنم شما هم مثل من ترجیح می‌دهید سریع تر به قسمت های مهم آن اشاره کنیم تا گام بلندمان را در راستای رسیدن به ویژگی های خوب بالا، برداری

چرا برنامه ریزی نمی کنیم ؟

شاید این سوال برای شما هم پیش آمده باشد که چرا با وجود این که می‌دانیم برای رسیدن به موفقیت و اهدافمان باید برنامه ریزی در زندگی شخصی خودمان کنیم، باز هم علاقه ای به برنامه ریزی و عمل کردن به آن نداریم! باید بدانید که این عدم برنامه ریزی موفق دلایل زیاد مختلفی دارد که در ادامه به 4 مورد از مهم ترین آن ها اشاره می‌کنیم. 

1. ترس از محدود شدن

اولین دلیل عدم برنامه نریختن ، این است که می‌ترسیم وقت های آزاد و تفریحمان از بین برود، محدود بشویم، نتوانیم مثل قبل هر کاری که دلمان می‌‎خواهد انجام بدهیم و…

در حالی که اصلاً این طور نیست! برنامه ریزی درست نه تنها باعث محدود شدن ما نمی‌شود، بلکه باعث می‌شود وقت های آزاد بیشتری هم داشته باشیم! چون اگر این برنامه ریزی دقیق و صحیح باشد، هم به تفریحاتمان می‌رسیم، هم می‌توانیم با قدرت بیشتری به سمت موفقیت و اهدافمان حرکت کنیم و حتی کارهای بیشتری را هم انجام بدهیم.

پس حتماً این نکته مد نظرمان باشد که برنامه ریزی موفق، دلیلی برای محدود شدن نیست.

2. وقتی از برنامه عقب می‌اُفتیم دیگر ادامه نمی‌‎دهیم!

دومین دلیل، این است که وقتی ما فقط و فقط یک کار را نمی‌توانیم انجام بدهیم، کلاً بی خیال ادامه برنامه مان می‌شویم و آن را رها می‌کنیم.

این کار ما، درست مثل این می‌ماند که وقتی یک سوال را در برگه امتحانی بلد نیستیم، بقیه سوالات را هم جواب ندهیم و قید کل آن امتحان را بزنیم!

دقیقاً همین قدر غیر منطقی! پس انجام ندادن یک کار در برنامه ریزی روزانه، نباید باعث شود ما تمام آن برنامه را انجام ندهیم. بلکه باید باید قدرت و انرژی مان را برای انجام دادن ادامه آن برنامه افزایش دهد.

3. کارهایی که در برنامه مان هست را دوست نداریم

دلیل سوم، از یکی از اشتباهات ما در برنامه ریزی در زندگی شخصی سرچشمه می‌گیرد. ما معمولاً کارهایی را در برنامه قرار می‌دهیم که از آنها خوشمان نمی آید. مثلاً:

2 ساعت مطالعه ، 3 ساعت تحقیق علمی، صبح زود بیدار شدن و ورزش کردن و…

خب، مسلماً وقتی ما این قدر سخت برنامه می‌ریزیم، انجام دادنش هم همین قدر سخت خواهد بود. پس باید برنامه ای را طراحی کنیم که هم بشود آن را انجام داد و هم برایمان مفید باشد.

4. حجم زیاد کار در برنامه

خیلی از اوقات هم ما یا یک برنامه ریزی خوب در زندگی نداریم، یا طوری برنامه می‌ریزیم که انجام دادنش کار یک روز و حتی دو روز هم نیست! یعنی تقریباً تمام کارهای یک هفته قبل و بعدمان را در برنامه روزانه‌مان می‌نویسیم! طبیعی است که وقتی نمی‌رسیم تمام کارهایی که مدنظرمان هست را انجام بدهیم، کلاً از ریختن برنامه نا اُمید می‌شویم. احتمالاً شما هم دچار این مشکل بزرگ شدید! درست می‌گویم؟ برای رفع این مشکل پیشنهاد می‌کنم حتماً یک بار دیگر برگردید و تعریف برنامه ریزی را دوباره بخوانید.

اصل مهم برنامه ریزی چیست ؟

برنامه ریزی، تکنیک‌های مخصوص خودش را دارد که در ادامه این مقاله با آن‌ها روبه رو خواهیم شد. اما مهم‌ترین اصلی که در تمام برنامه‌ها وجود دارد، هدف است. تعریف برنامه ریزی هم همین را می‌گوید. در حقیقت ما کلی برنامه می‌نویسیم تا به اهداف خودمان برسیم. به عبارت ساده‌تر، اگر هدفی وجود نداشته باشد، برنامه‌ای هم وجود ندارد. پس قبل از این که برای قلم به دست بگیرید و شروع با نوشتن برنامه خود بر روی کاغذ کنید، بهتر است که هدف خودتان را واضح و روشن مشخص کنید. تعیین کردن اهداف هم مراحل زیادی دارد که ترجیح می دهم در اینجا وقتتان را زیاد نگیرم و مقاله تکنیک های هدف گذاری را به شما معرفی کنم که بتوانید با استفاده از آن، به خوبی این کار را انجام دهید.

بزرگترین اشتباه در برنامه ریزی

بزرگترین اشتباهی که ما معمولاً در برنامه ریزی مرتکب می‌شویم، مکتوب نکردن برنامه روزانه‌مان است. تحقیقات نشان داده اند وقتی شما کارهای خود را مکتوب می کنید شانس انجام دادن آن ها تا چند برابر بیشتر از قبل خواهد بود .

دلیلی هم که احتمالاً پیش خودمان داریم و مانع از نوشتن می شود این است که من کارهای خودم را می‌دانم و در ذهنم هست که باید چه کار کنم پس دیگر لازم نیست برنامه ام را بنویسم!

در حالی که این واقعاً اشتباه بزرگی است، ما وقتی به صورت مکتوب نکته ای را می‌نویسیم به آن نکته متعهد می‌شویم و این مسیر عصبی برای مغزمان ساخته می‌شود که تو باید آن کار را حتماً انجام دهی.

به همین دلیل است که افراد موفق و بزرگ دنیا می‌گویند: بنویسید تا اتفاق بیفتد. تا جایی که آقای هنریت کلاوسر، کتابی هم درباره این موضوع نوشته است.

تکنیک های برنامه ریزی

حالا که دانستیم برنامه ریزی چه اهمیت بالایی دارد و البته مهم ترین دلایل عدم برنامه ریزی را هم متوجه شدیم، زمان آن رسیده که بدانیم تکنیک های برنامه ریزی موفق چیست و باید چگونه برنامه ریزی کنیم؟ در ادامه به 8 مورد از راه های برنامه ریزی کردن اشاره خواهیم کرد تا بتوانید با استفاده از آن ها، موفقیت را برای خودتان دست یافتنی تر از همیشه کنید.

1. تهیه چک لیست روزانه

تهیه چک لیست روزانه، بهترین و مهم ترین راهی است که می‌توانیم برای داشتن یک برنامه ریزی مناسب داشته باشیم. حالا تهیه این چک لیست چگونه است؟

یک دفترچه بردارید. هر روز کارهایی را که احتمال می‌دهید یادتان می‌رود و یا خیلی مهم هستند را بنویسید. جلوی آنها یک مربع کوچک بگذارید و هر شب برنامه آن روزتان را چک کنید و ببینید چند مورد از آن کارها را انجام دادید. در نهایت در مربع های رو به روی کارهای انجام شده تیک بزنید. به همین راحتی!

فقط این کار را به صورت هر روزه و مداوم انجام دهید تا ذهنتان به این موضوع عادت کند و مسیر عصبی آن برایش ساخته شود و بتوانید با این روش، بهترین برنامه ممکن را داشته باشید.

اینجا دوباره برمی‌گردیم به جمله “بنویسید تا اتفاق بیفتد”. چون شما با نوشتن این برنامه، خودتان را متعهد می‌کنید که حتماً کارهای نوشته شده را عملی کنید. البته شما برای این کار می توانید از برخی اپلیکیشن های برنامه ریزی هم استفاده کنید که ما در مقاله نرم افزار برنامه ریزی به طور کامل به آن ها اشاره کرده ایم و می توانید آن را هم مطالعه کنید.

2. اولویت بندی کنید

اولویت بندی هم یکی از بخش های فوق العاده مهم در اصول یک برنامه ریزی موفق است. چون می‌توانید کارهایی که مهم هستند را بشناسید و طبق آنها پیش بروید و وقتتان را صرف کارهای الکی نکنید.

بعد از این که اولویت هایتان را مشخص کردید، کارتان خیلی راحت تر می‌شود و می‌دانید که باید برنامه تان را بر چه اساسی طراحی کنید. اگر آن ها را مشخص نکنید، نمی‌دانید باید به کدام سمت حرکت کنید و ممکن است به بیراهه کشیده شوید.

خود اولویت بندی را هم می‌توانید به دو صورت انجام بدهید که اکنون می‌خواهم به این دو راه اشاره کنم.

راه اول: قانون 20/80

قانون 20/80 یکی از مهم ترین قوانین برای رسیدن به موفقیت است. این قانون را ویلفردو پارتو ابداع کرده و ما می‌توانیم با رعایت آن، بهترین نوع برنامه ریزی را داشته باشیم. من اینجا مختصر توضیحی درباره آن بهتان خواهم داد. اما اگر توضیح کامل و جامعی در این باره می‌خواهید، پیشنهاد می‌کنم حتماً مقاله فرمول موفقیت را هم مطالعه کنید تا بتوانید از این قانون به بهترین شکل ممکن برای خودتان بهره بگیرید.

قانون 80/20 به ما می‌گوید که 20 درصد کارهای ما، 80 درصد نتایج را برایمان به همراه دارد.

مثل فروشنده ای که 20 درصد اجناسش، 80 درصد فروش را برایش به همراه می‌آورد.

ما می‌توانیم مشخص کنیم 20 درصد کارهای مهم مان چه هستند و سپس با توجه به آنها برنامه روزانه مان را تنظیم کنیم.

برای آشنایی بیشتر با قانون 80/20 حتماً ویدئوی آموزشی زیر که مربوط به مجموعه کلیپ های شارژ پلاس هست را مشاهده کنید.

راه دوم: ماتریس آیزنهاور

آقای دوایت آیزنهاور، یکی از رئیس جمهور های سابق آمریکا، ماتریسی طراحی کرده که بر اساس آن، کارها به 4 دسته تقسیم می‌شوند.

1. مهم و فوری: کارهایی که بسیار مهم هستند و باید خیلی سریع انجام شوند. مثل درس خواندن برای امتحان فردای مدرسه

2. مهم و غیرفوری: کارهایی که مهم هستند اما در زمان حال اولویت ندارند. مثل خواندن کتاب

3. غیر‌مهم و فوری: کارهایی که مهم نیستند ولی باید همین حالا انجام شوند. مثل: جواب دادن به تلفن

4. غیر‌مهم و غیرفوری: تکلیف این دسته از کارها هم مشخص است و دیگر نیازی به توضیح دادن نیست! یعنی کارهایی که نه مهم هستند و نه فوری! پس اصلاً سراغشان نمی‌رویم.

پس حتماً این ماتریس را هم در نظر بگیرید و از آن استفاده کنید. فقط حواستان به این نکته هم باشد که انسان‌های موفق، همیشه کارهای مهم و غیرفوری را انجام می‌دهند. چون وقتی کارهای مهم و غیرفوری را عملی کنی، دیگر کار فوری زیادی برایت باقی نمی‌ماند که بخواهی انجامش بدهی.

3. برنامه خود را قابل تغییر قرار دهید

قابل تغییر قرار دادن برنامه، یعنی کاری کنیم که اگر به هر دلیلی نتوانستیم یکی از برنامه های آن را انجام دهیم، تداخلی بین برنامه ریزی کاری آن روز پیش نیاید. به عبارت دیگر کاری کنیم که انجام ندادن یکی از کارها، مانعی برای انجام دادن سایر کارها نباشد.

چون بالأخره ممکن است مشکلی پیش بیاید و نتوانیم آن کار را انجام دهیم و اگر برنامه انعطاف پذیری نداشته باشیم، کل روزمان رو به بطالت خواهد رفت. پس برنامه تان را طوری بنویسید که انعطاف پذیر و قابل تغییر باشد.

4. قورباغه را قورت دهید!

سعی کنید برنامه تان را بر اساس میزان انرژی و انگیزه خود تنظیم کنید. مسلماً شما هنگام ظهر و زمانی که بسیار خسته هستید و در حال استراحتید، نمی‌توانید کار مهم و سختی را انجام دهید. درست است؟

قورباغه را قورت بده یعنی دقیقاً این کارهای سخت را به عنوان اولین کارتان قرار دهید. قطعاً انجام دادن این کارهای مهم در زمان بی حالی، نه تنها کمکتان نخواهد کرد، بلکه شما را از برنامه ریزی متنفر می‌کند.

5. برنامه را به صورت واضح مشخص کنید

برخی از افراد برنامه خود را به صورت بسیار کلی می‌نویسند. مثلاً دانش آموزان می‌نویسند “درس خواندن!”

خب این چه نوع برنامه ریزی است؟ برنامه ریزی یعنی دقیقاً مشخص کنید چه می‌خواهید و بدانید چه کاری می‌خواهید انجام دهید. این کار کاملاً غلط است.

اگر واقعاً برنامه تان درس خواندن است، بنویسید که دقیقاً کدام درس را، چقدر، با چه کیفیتی، چند صفحه و… می‌خواهید بخوانید. دقیق مشخص نکردن برنامه همانا، انجام ندادن آن نیز همانا…

پیشنهاد می کنم در این رابطه مقاله برنامه ریزی درسی را هم مطالعه کنید تا بهتر یاد بگیرید چطور باید ریز به ریز و دقیق یک برنامه درسی مناسب برای خود طراحی کنید.

6. به خودتان استراحت دهید!

سعی نکنید برنامه تان را طوری تنظیم کنید که مدام کار کنید! بدن شما به استراحت هم نیاز دارد و نمی‌تواند فقط کار کند. باید به میزان کافی زمان برای استراحت خود در نظر بگیرید.

البته در زمان استراحتتان فقط باید استراحت کنید! نه این که مدام در شبکه های اجتماعی بگردید و تلویزیون تماشا کنید. به ذهنتان به طور کامل استراحت دهید و بگذارید کمی آرامش را تجربه کند.

7. چک لیستتان را زیبا کنید!

یکی از اصلی ترین دلایلی که انگیزه شما را برای برنامه ریزی زیاد می‌کند، چک لیست جذاب و زیبا است. این که برنامه تان را به صورت روزانه و زیبا بنویسید و از دیدن آن لذت ببرید، شور و شوقتان برای برنامه ریزی بسیار زیاد می‌شود.

علاوه بر آن، وقتی برنامه هایتان یکی یکی عملی می‌شوند و شما تیک انجام آن کار را می‌زنید، هم به شدت لذت خواهید برد و هم آن کار را انجام داده اید.

می‌بینید؟ اگر چک لیست برنامه ریزی روزانه مناسبی داشته باشید، علاقه تان به برنامه نوشتن هم بسیار افزایش پیدا خواهد کرد.

8. برای خودتان جریمه تعیین کنید!

حالا که با راه های بالا، یک برنامه درست و حسابی برای خودتان تنظیم کردید، وقتش است که خودتان را مجبور کنید تا این برنامه عالی انجام شود.

برای اینکه برنامه را ریز به ریز عملی کنید، می‌توانید برای خودتان جریمه تعیین کنید.

به طور مثال با خودتان بگویید که اگر من نتوانستم امروز فلان بخش از برنامه را انجام بدهم، فردا دو برابر آن را عملی خواهم کرد. یا فلان مبلغ برای کمک به نیازمندان کنار می‌گذارم. با این کار واقعاً مجبور می‌شوید تا برنامه‌تان را مو به مو اجرایی بکنید تا مشمول جریمه خودتان نشوید.

البته حواستان باشد که حتماً جریمه ای را که مشخص کردید، پرداخت کنید وگرنه هیچ تأثیری برای شما ندارد.

یک برنامه ریزی خوب برای زندگی

چطور برنامه ریزی کنیم تا موفق شویم؟ این سوال، سؤالی است که هر کسی که می‌خواهد برنامه‌ای بنویسید حتماً از خودش خواهد پرسید؛ اصلاً یکی از دلایلی که شما را به این مقاله کشانده است همین سؤال بوده است. به جرأت می‌توانم به شما بگوییم که اگر به راهکارهای که در این مقاله گفته شده است عمل کنید، می‌توانید برنامه ریزی ماسبی داشته باشید و در نهایت هم موفقیت را از همیشه به خودتان نزدیک تر از همیشه ببینید.

کلیپ زیر هم تکنیک های برنامه ریزی را خیلی خلاصه و مفید برای شما بازگو می کند که پیشنهاد می کنم حتماً آن را هم مطالعه کنید.

برنامه ریزی روزانه برای نوجونان

شاید ابتدا کمی فکر کنید برنامه ریزی برای نوجوانان با افراد بزرگسال تفاوت چندانی ندارد! اما اصلاً این طور نیست؛ افراد در سنین نوجوانی معمولاً اشتباهات بزرگی را در برنامه های خود مرتکب می شوند که با قدرت می توانم بگویم اگر این اشتباهات نباشند، احتمال موفقیتشان در آینده چندین برابر خواهد بود!

اشتباهاتی مانند عدم اولویت بندی مناسب، نرفتن به دنبال علایق و استعدادهای خود، عدم مطالعه مناسب، عدم استراحت کافی و… که اگر می خواهید با آن ها به طور کامل آشنا شوید، پیشنهاد می کنم حتماً مقاله برنامه ریزی روزانه برای نوجوانان را هم مطالعه کنید. شما چه پدر و مادر باشید و چه خودتان نوجوان باشید، این مقاله کمک بسیار زیادی نصیبتان خواهد کرد.

راستی شما برای برنامه ریزی خود از چه روشی استفاده می کنید؟ خوشحال می شویم نظرات شما را در پایین همین مقاله ببینیم.

planning

نویسنده: پارسا هموله از تیم گام برتر