نحوه برنامه ریزی بلند مدت

برنامه ریزی بلند مدت به نوعی از برنامه ریزی اطلاق می‌شود که مدت زمان آن برای رسیدن به هدف و نتیجه مورد نظر ۳ ماه و یا بیشتر باشد. هرچقدر این مدت زمان طولانی تر باشد، به طور یقین برنامه ریزی دارای گستردگی بیشتری خواهد بود و باید از چشم انداز های مختلفی مورد بررسی قرار بگیرد؛ از سوی دیگر هم ممکن است افراد مختلفی در به ثمر رساندن آن دخیل باشند. انجام این گونه برنامه ریزی ها باید دقت و توجه بیشتری نسبت به برنامه ریزی های کوتاه مدت به خرج داد. به این دلیل که اگر یک برنامه ریزی بلند مدت با شکست مواجه شود، می تواند هزینه های بسیار سنگین و مهمتر از آن وقت و عمر افراد را به هدر دهد. به همین علت برنامه‌ریزی‌ها باید به بهترین شکل ممکن و زیر نظر افرادی که تخصص کافی و لازم را دارند انجام شوند تا از عواقب بعدی و احتمالی آن جلوگیری شود. در این مقاله قصد داریم تعدادی از نکات کلیدی و کاربردی برای یک برنامه ریزی بلند مدت مناسب و مفید را در اختیار شما ما قرار دهیم. در واقع شما در این مقاله با موارد زیر به خوبی آشنا خواهید شد:

  • توجه به نیاز و شرایط همه افراد
  • تعیین اهداف به شکل کلی و جزئی
  • پرتوقع نبودن
  • تشخیص ملزومات و نیازها
  • انعطاف پذیری
  • بررسی روند پیشرفت
  • مشخص کردن زمان دقیق

1. توجه به نیاز و شرایط همه افراد

همانطور که گفتیم، برنامه‌ریزی‌های بلندمدت ممکن است افراد بسیار زیادی را گرد هم آورد تا همگی آنها هماهنگ با یکدیگر برای رسیدن به یک نتیجه و هدف مشخص تلاش کنند. از آنجا که قرار است هر یک از این افراد مدت زمان زیادی از وقت، عمر،  تخصص و انرژی خود و حتی شاید هزینه های خود را در  این برنامه سرمایه‌گذاری کند، باید به شرایط همه آن ها توجه شود.

در اصل نباید ملاک برنامه ریزی صرفاً بر اساس نظر و عقیده یک نفر باشد و سایرین نادیده گرفته شوند. همه افرادی که در برنامه‌ریزی‌های طولانی مدت برای رسیدن به هدف و نتیجه مورد نظر تلاش می‌کنند، به یک اندازه حق و سهم دارند. بنابراین در هنگام برنامه ریزی باید توجه کنید فرد مورد نظر چه توانایی هایی دارد و قرار است در چه بخشی از برنامه فعالیت کند تا متناسب با شرایط او را بتوانید بهترین نقش را برایش در نظر بگیرید.

اگر خلاف این عمل کنید شک نداشته باشید برنامه ریزی شما نه تنها به نتیجه نخواهد رسید، بلکه بازده کار افراد دخیل در آن هم روز به روز کاهش پیدا کرده و نهایتاً پروژه شما با شکست مواجه خواهد شد؛ البته این نکته مختص برنامه ریزی های سازمانی است که معمولاً از تعداد زیادی افراد استفاده می شود که در مقاله انواع برنامه ریزی به آن اشاره کردیم.

برنامه ریزی بلند مدت برای تعداد زیادی از افراد، نیاز به هماهنگی با همه آن ها دارد

2. تعیین اهداف به شکل کلی و جزئی

در برنامه‌ریزی‌های بلندمدت معمولاً یک هدف بسیار بزرگ در انتهای برنامه در نظر گرفته می‌شود که قرار است نتیجه کار افراد گروه باشد؛ به این هدف یک هدف کلی گفته می شود. به عنوان مثال یک موسسه تبلیغاتی قصد دارد در انتهای سال شعبه جدیدی احداث کند. احداث شعبه جدید یک هدف کلی می باشد و جزئیات آن به شکل کامل مشخص نیست؛ آنچه که در مرحله بعد اهمیت دارد این است که بدانید رسیدن به این هدف کلی در گرو دستیابی به اهداف کوچکتر و جزئی تری می باشد. چرا که در بنای هر ساختمان چندین پله پشت سر هم قرار می گیرند تا نهایتاً شما را به بالای ساختمان برسانند.

در برنامه ریزی هم دقیقاً به همین شکل است؛ اهداف جزئی و کوچک‌تر مرحله به مرحله در کنار هم قرار می گیرند و در نهایت هدف بزرگ را برای شما محقق می کنند. طبق این گفته شما باید هم جزئیات برنامه خود را به شکل کامل مشخص کنید و هم این که هدف کلی را به شکل درستی برای خود و دیگران ترسیم نمایید.

3. پر توقع نبودن

گاهی اوقات در انجام برنامه‌ریزی‌های بلندمدت، توقعات بیش از حد و غیر واقع بینانه موجب می شود که هم خود شما و هم افراد دیگری که در حال همکاری با شما هستند خسته و دلزده شوند. توجه داشته باشید کسانی که در این برنامه شما را همراهی می کنند و یا حتی خود شما، انسان هستید و هر انسانی توانمندی های مشخصی دارد و اگر بیشتر از ظرفیت وظایف و مسئولیت به او محول کنید، یا نمی تواند آنها را به خوبی انجام دهد و یا اینکه نهایتاً به طور کامل از ادامه مسیر منصرف خواهد شد. پس هنگامی که در یک برنامه ریزی در حال تقسیم وظایف بین افراد گروه خود هستید، توجه داشته باشید که هر فرد چه توانایی هایی دارد و تا چه اندازه می تواند شما را در این مسیر همراهی کند.

از افراد توقعات غیر واقعی و بی منطق نداشته باشید؛ در کنار هدف بزرگی که مجموعه شما دنبال می کند، هر فرد برای خود زندگی شخصی نیز دارد. نمی توانید از آنها بخواهید به طور کامل همه برنامه های خود را کنسل کرده و صرفاً به برنامه و پروژه مورد نظر شما رسیدگی کنند. اگر چنین خطایی را مرتکب شدید منتظر عواقب آن نیز باشید و شک نکنید پس از مدت زمان کوتاهی همه افراد حاضر شما را ترک خواهند کرد و مجبور هستید به طور کلی برنامه مورد نظر را کنسل نمایید.

اگر هم این برنامه ریزی بلندمدت صرفاً برای شخص شما صورت گرفته، باز هم درباره خودتان و توانایی‌هایتان صادق باشید. علت اکثر شکست هایی که افراد در برنامه‌های خود به آن دچار می شوند این است که آنها بیش از اندازه از خود توقع دارند. در ابتدای مسیر به صورت کاملاً غیر واقعی اهداف بسیار بزرگی را تعیین می کنند؛ اما وقتی که قدم در راه می گذارند، متوجه می شوند که به هیچ عنوان نمی توانند این برنامه را به سرانجام برسانند و نهایتاً دچار شکست خواهند شد.

برای برنامه ریزی بلند مدت، پرتوقع نباشید
برای برنامه ریزی بلند مدت، پرتوقع نباشید

4. تشخیص ملزومات و نیازها

زمانی که در حال طراحی یک برنامه‌ریزی بلندمدت هستید، تمام لوازم و مهارت هایی که برای طی کردن مسیر این برنامه ریزی به آن احتیاج دارید، در نظر بگیرید و آنها را لحاظ کنید. چرا که اگر پیش از شروع مسیر اسباب و وسایل لازم را فراهم نکنید، بدون شک در حین حرکت دچار مشکل خواهید شد و حتی شاید مجبور شوید برای مدت زمان طولانی به طور کل برنامه را متوقف نمایید. پس برای جلوگیری از چنین اتفاقات و احتمالاتی تا آنجا که می توانید نسبت به جزئیات مسیر خود دقیق باشید.

بدانید در هر کجای مسیر ممکن است چه مشکلاتی برای شما ایجاد شود یا اینکه چه مهارتی برای گذر کردن از مراحل مختلف احتیاج است. همه این نکات در کنار یکدیگر می توانند به شما کمک کنند تا مسیر خود را به آسانی و بدون هیچ مشکلی به سرانجام برسانید.

زمانی که قرار است سفری را آغاز کنید، مخصوصاً اگر برای اولین بار قرار است مسیر ناشناخته ای را طی کنید، بدون شک نقشه راه را تعیین کرده و تمام اسباب و لوازم مورد نیاز را با خود همراه می کنید. برنامه‌ریزی‌های بلندمدت دقیقاً شبیه سفر هستند که برای به سلامت رسیدن به مقصد باید هم نقشه دقیقی از مسیر حرکت خود داشته باشید تا بدانید در موقعیت های زمانی مختلف به کدام قسمت از مسیر خواهید رسید و هم این که اسباب و لوازم لازم را با خود همراه کنید. بارها مشاهده شده که افراد بدون فکر و آگاهی وارد مسیری می‌شوند و بعد به دلیل مشکلات پیش بینی نشده از ادامه آن باز می مانند. اگر قصد دارید دچار چنین مشکلاتی نشوید حتماً تمام جنبه ها را در نظر بگیرید چه مالی و چه مهارتی.

ویژگی های برنامه ریزی بلند مدت
ویژگی های برنامه ریزی بلند مدت

5. انعطاف پذیری

در مسیر حرکت آگاهی اوقات ممکن است به مسیرهای میانبر برسید که بدون شک مدت زمان دستیابی به هدف را برای شما به شکل قابل توجهی کاهش می‌دهند و گاهی هم بالعکس این امکان وجود دارد که که مجبور شوید مسیر جدیدی را انتخاب کنید و راه طولانی تری را تا رسیدن به مقصد و هدف خود طی نمایید. انعطاف پذیر بودن در یک برنامه‌ریزی بلندمدت امری بسیار مهم و ضروری می باشد. چرا که هر چقدر هم شما مشکلات و مسائل احتمالی را پیش بینی کنید و برای آنها برنامه ریزی نمایید، بازهم نهایتاً ممکن است با مسائلی مواجه شوید که به هیچ عنوان آنها را از قبل پیش‌بینی نکرده بودید و به صورت غیر منتظره ای با آنها روبه رو شده اید.

برخی افراد که فاقد این ویژگی انعطاف پذیری هستند، زمانی که مشکل ناشناخته ای برای آنها ایجاد می شود و یا مسیر حرکت آنها با اختلالی مواجه می گردد، ناخودآگاه دچار سستی اراده شده و نا امید می شوند؛ اما اگر شما یک فرد انعطاف پذیر باشید، قطعاً بروز چنین مسائلی نمی تواند شما را از ادامه دادن مسیر منصرف نماید، چرا که خودتان به خوبی می دانید شاید راه فعلی شما به بن بست رسیده باشد، اما می توانید از مسیر جدیدی حرکت خود را ادامه دهید.

برای جلوگیری از بروز چنین اتفاقاتی حتی الامکان سعی کنید تا آنجا که می‌توانید در هنگام برنامه ریزی کردن چندین مسیر مختلف را برای خود در نظر بگیرید یا به عبارت دیگر چند نقشه مختلف برای مسیر حرکت خود داشته باشید؛ به این شکل زمانی که یکی از این مسیرها به بن‌بست برسد یا دچار مشکل شود می‌توانید ادامه راه خود را از مسیر دیگر دنبال کنید. اگر به دنبال راه های دیگری برای این کار هستید، حتماً مقاله چگونه برنامه ریزی خود را عملی کنیم را هم مطالعه کنید.

انعطاف پذیر بودن در یک برنامه‌ریزی بلندمدت امری بسیار مهم و ضروری می باشد

6. بررسی روند پیشرفت

بسته به نوع برنامه ریزی خود و مدت زمانی که برای آن در نظر گرفته اید، باید زمان‌های خاصی را برای بررسی کردن میزان پیشرفت خود و نحوه عملکرد تان از ابتدای مسیر تا نقطه‌ای که در حال حاضر در آن قرار دارید در نظر بگیرید. زمانی که مرتب روند پیشرفت کاری خود را طی می کنید متوجه خواهید شد در چه قسمت‌هایی بیش از اندازه وقت صرف کرده اید و یا در چه بخش هایی نیاز است افراد را تغییر دهید یا حتی مهارت های جدیدی را آموزش ببینید.

به علاوه، بررسی کردن روند پیشرفت این امکان را به شما می دهد که متوجه شوید آیا برنامه دقیقاً طبق پیش بینی های انجام شده در حال حرکت می باشد یا خیر؟ اگر این طور نباشد می توانید تجدید نظر کنید و با بررسی کردن مشکلات و مسائلی که موجب شده اند تا به این لحظه نتوانید طبق پیش بینی ها به برنامه برسید، از مشکلات احتمالی آینده جلوگیری نمایید.

این بررسی کردن می‌تواند به صورت هفتگی و یا ماهانه اتفاق بیفتد. اگر برنامه شما از نوع برنامه های گروهی و تیمی است، سعی کنید حتماً همه افراد شرکت کننده در آن، در جلسات بررسی حضور داشته باشند تا هم متوجه نواقص کار خود شوند و هم تلنگری باشد برای اینکه ادامه مسیر را با دقت و توجه بیشتری دنبال نمایند.

ارزیابی برنامه ریزی بلند مدت
ارزیابی برنامه ریزی بلند مدت

7. مشخص کردن زمان دقیق

تعیین زمان احتمالی از بدترین کارهایی است که در یک برنامه‌ریزی بلندمدت می‌توان انجام داد. باید یک زمان قطعی و صد در صد برای انجام کار و رسیدن به نتیجه مورد نظر در نظر داشته باشید. در غیر این صورت هرلحظه باید آماده این موضوع شوید که اتفاق و یا پیش آمدی برنامه شما را به طور کامل تحت تأثیر قرار دهد و زمان آن را به تعویق بیندازد. هرگز زمان حدودی و احتمالی در نظر نگیرید. یک زمان و تاریخ دقیق را مشخص کنید و علاوه بر خودتان آن را به سایر افراد گروه نیز اعلام نمایید تا همه افراد به این نکته واقف باشند که قرار است چه زمانی نتیجه کار مشخص شود. به این شکل برنامه ریزی های خود را بیشتر نظم می بخشند و متوجه اهمیت موضوع خواهند بود.

نکات مطرح شده در این مقاله همگی از مهمترین نکاتی هستند که برای انجام یک برنامه‌ریزی بلندمدت که در نهایت به یک هدف خوب و با ارزش برسد باید به آن توجه داشته باشید؛ شاید این نکات در نگاه اول کمی ساده به نظر برسند، اما عدم توجه به هر یک از آنها بدون شک موجب می شود که در آینده با عواقب جبران ناپذیری مواجه شوید و همین موضوع اذیت و آزار فراوانی برای شما و سایر افراد گروه در پی خواهد داشت.

اما یکی دیگر از موضوعاتی که در برنامه ریزی بلند مدت بسیار مهم است، پیش روی روزانه و دقیق است؛ به طوری که هیچ یک از روزهای ما هدر نروند تا بتوانیم خیلی زودتر و دقیق تر به اهداف خود برسیم؛ برای این کار هم طبیعتاً راه حلی هست که در بخش آخر این مقاله به آن اشاره می کنیم.

دفتر برنامه ریزی روزانه

جدا از تمام مباحثی که در این مقاله گفته شد که می تواند به برنامه ریزی شما بسیار کمک کند، یکی از بهترین راه ها برای برنامه ریزی مناسب، استفاده از چک لیست و یک نوع برنامه خاص می باشد که شما را هر روز، گام به گام به انجام کارهای روزانه نزدیک تر کند.

دفتر برنامه ریزی چک لیست برتر، دقیقاً همین کار را برای شما انجام می دهد و برنامه ریزی را از همیشه آسان تر خواهد کرد؛ چرا که شما در این چک لیست، روزانه می توانید تمام کارهای خود را در آن یادداشت کرده، شکرگزاری داشته باشید، اتفاقات روزانه و مثبت را ثبت کنید، با جملات انگیزشی بمب انگیزه شوید، داستان های افراد موفق را بخوانید، با بهترین قوانین موفقیت آشنا شوید و در یک کلام، هر آنچه برای برنامه ریزی کامل و جامع به آن نیاز مندید را داشته باشید! فوق العاده است! تمام این امکانات را می توانید یکجا در اختیار داشته باشید! پس این فرصت را از دست ندهید و برای این که بهترین نوع برنامه ریزی روزانه را تجربه کنید، همین الآن چک لیست برتر را تهیه کنید.

برای این کار، روی دفتر برنامه ریزی کلیک کنید.

موفق باشید…

بهترین دفتر برنامه ریزی

Long-term planning



پاسخ به سوالات

دیدگاه خود را ثبت کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

-- بارگیری کد امنیتی --