برنامه ریزی به روش کانبان
بدون شک یکی از مهمترین دلایل افراد موفق و پیشرو برنامه ریزی صحیح و مدیریت زمان اصولی آن ها می باشد که با وجود مشغله های فراوان می توانند کارهای خود را به اتمام برسانند. روش کانبان هم قرار است به ما یاد دهد که چه طور می توانیم ایده ها ، کارها و پروژه های در حال اجرای خود را مدیریت کرده و آن ها را به بهترین شکل ممکن به اتمام برسانیم.
کانبان به ما می آموزد به کمک چهار ستون مصور، فعالیت های خود را نظام خاصی ببخشیم و طبق اصول مشخص کرده آن ها را انجام دهیم تا تمرکز ما روی کارهای مهم بیشتر جمع شود و از مسائل و اموری که حواسمان را پرت می کند جدا شویم . تا پایان این مقاله همراه باشید تا هر انچه که در مورد برنامه ریزی به سبک و روش کانبان وجود دارد را فرا بگیرید و هر چه بهتر کارها و فعالیت های خود را سامان ببخشید.
کانبان چیست؟
کانبان واژه ژاپنی به معنای تابلوی عمومی است که برای همه قابل مشاهده باشد.
اولین بار شرکت تویوتا این واژه را وارد فضای مدیریت کرد تا برای انجام بهتر کارها و مدیریت پروژه از این سیستم برنامه ریزی استفاده کند.
مدیریت پروژه در یک کارخانه به این معنی است که از ابتدا که مواد اولیه خریده می شود تا تولید محصول نهایی تمام کارها به بهترین شکل ممکن انجام شود تا بالاترین بهره وری حاصل شود.
یعنی ابتدا مواد اولیه خریده میشود سپس قطعات مورد نیاز از این مواد اولیه ساخته می شود و در نهایت از این قطعات برای ساخت محصول نهایی استفاده می شود.
یک مدیریت پروژه صحیح از انباشت کالا یا کمبود کالا در هر کدام از این مراحل جلوگیری می کند تا بالاترین بهره وری را داشته باشیم.
روش کانبان به زبان ساده
در یک سوپر مارکت قفسه ها بر اساس نیاز مشتری پر می شوند؛ یعنی وقتی مشتری وارد سوپرمارکت میشود بدون توجه به اینکه انبار چه موجودی هایی دارد هر چیزی را به هر میزانی که نیاز دارد از قفسه ها بر می دارد و کارکنان سوپر مارکت باید بلافاصله قفسه ها را پر نگه دارند. یعنی تامین مواد سوپر مارکت بر اساس نیاز مشتری و خرید آنها صورت می پذیرد، نه اینکه ما بر اساس موجودی انبار خود قفسه ها را پر کنیم؛ زیرا در این صورت ممکن است بعضی از کالاها در انبار انباشته شود و برخی دیگر از کالاها با کمبود مواجه شوند. یعنی یک سوپر مارکت بر اساس نیاز و درخواست مشتری سفارش کالا می دهد به این کارت های سفارش مشتری کانبان گفته میشود.
روش کانبان در مدیریت پروژه
شرکت تویوتا هم با ایده گرفتن از سیستم سوپرمارکت یعنی سفارش مشتری اقدام به مدیریت پروژه در کارخانه تولید ماشین های خود نمود به این صورت که هر کدام از مراحل بالاتر به عنوان مشتری مراحل پایین دست محسوب می شدند مثلاً وقتی مشتری نوع خاصی از ماشین را سفارش می داد این سفارش به کارخانه منتقل میشد و قطعات لازم برای تولید این ماشین به بخش های پایینی اعلام میشد این سفارش ها به عنوان کارت های کانبان نامیده می شدند.
مدل کانبان
اگر بخواهیم از مدل کانبان برای برنامه ریزی کارهای خود استفاده کنیم، بر خلاف برنامه ریزی GTD ، کارها را به سه بخش کارهای مدنظر کارهای در حال انجام و کارهای تمام شده تقسیمبندی میکنیم.
یعنی با توجه به ایده ای که برای انجام یک کار یا رسیدن به هدفمان به ذهنمان رسیده کارهای مدنظر را می نویسیم سپس کارهایی را که شروع به انجام دادن آنها کرده ایم از این ستون پاک میکنیم و به ستون کارهای در حال انجام منتقل میکنیم سپس هر کدام از کارهای در حال انجام که به اتمام رسید از این ستون پاک میکنیم و به ستون کارهای تمام شده منتقل می کنیم ولی باید در نظر داشته باشیم که هر ستون کارهای خیلی زیادی نداشته باشد زیرا این انباشتگی نشان می دهد که در برنامهریزی خود دچار مشکل شده ایم و باید آن را رفع کنیم این مورد نشان میدهد یا اهداف بسیار بزرگ و متعددی داریم که تعداد کارهای مد نظر آن بیشتر از توانایی ما و منابع انسانی ما می باشد و یا به خاطر تنبلی یا هر دلیل دیگری آن کارها از لیست ما پاک نمی شوند.
تخته کانبان
برای برنامه ریزی به روش کانبان از یک تخته سه بخشی استفاده میشود که در بخش اول کار های مد نظر در بخش میانی کارهای در حال انجام و در بخش انتهایی کارهای تمام شده نوشته میشود.
برای این کار میتوان از کاغذهای رنگی برای هر کدام از بخش ها استفاده کرد و وقتی آن کار تمام می شود آن را به بخش بعدی منتقل میکنیم یعنی وقتی کارهای مد نظر را شروع به انجام دادن میکنیم کاغذ مربوط به آن ستون را به بخش کارهای در حال انجام منتقل میکنیم و وقتی کارهای در حال انجام را به اتمام رساندیم کاغذ آن بخش را به ستون کارهای تمام شده منتقل می کنیم
kanban board چیست؟
kanban board به معنی همان تخته کانبان است که برای نوشتن برنامه های مد نظر جهت رسیدن به هدف خاصی برنامهریزی میشود که میتواند دارای اشکال متفاوتی باشد از جمله ساده ترین آنها یک تخته وایت برد با تقسیمبندی سه بخشی جهت نوشتن کارهای مد نظر کارهای در حال انجام و کارهای تمام شده می باشد و یا تخته آهنربایی جهت چسباندن کارت هایی که روی آن کار های مورد نظر را نوشته ایم و یا تخته ای که امکان چسباندن برچسب های کاغذی که روی آن کارهای مد نظرمان را نوشتهایم.
مزایای مدیریت به روش کانبان
طبیعت تصویری بودن روش کانبان یک مزیت منحصر به فرد برای چابک سازی پروژه میدهد. عملکرد تخته کانبان بسیار ساده و سریع بوده و گردش کار را بهبود میبخشد و زمان چرخه را کاهش میدهد.
مزایای روش کانبان شامل این موارد میشود:
افزایش انعطاف: کانبان یک مدل شناور و در حال گسترش است. هیچ دوره ی فاز مشخصی وجود ندارد و اولویت ها به محض ورود اطلاعات جدید دوباره ارزیابی میشوند.
کاهش اتلاف: روش کانبان حول کاهش اتلاف در پروژه تمرکز دارد، تا این اطمینان حاصل شود که تیم کار غیر ضروری یا کار اشتباه انجام نمیدهد.
سادگی مدل: ذات روش کانبان و شمای تصویری این روش فهم پروژه را به میزان قابل توجهی ساده میسازد. تیم نیازی به آموزش یک متد کاملا متفاوت ندارد و کانبان میتواند به سادگی بر روی سایر سیستم های مدیریتی پیاده سازی شود.
بهبود در جریان تحویل: تیم ها کانبان جریان تحویل به مشتری را بهبود میبخشند. همانند روش تحویل مداوم(continuos delivery)، کانبان نیز بر تحویل به موقع( just in time delivery) یا به اصطلاح JIT تمرکز داردو کار را در دوره ای منظم ارائه میکند.
کمینه کردن زمان چرخه: زمان چرخه(Cycle time) میزان زمانی است که طول میکشد تا فرآیند به طور کامل از جریان کار(Workflow) عبور کند. در پروژه های کانبان، تمام اعضای تیم در تلاشند تا اطمینان حاصل شود که کار به سرعت و با موفقیت پروسه خود را طی میکند.
معایب روش کانبان
بسیاری از معایب نسبت داده شده به روش کانبان ناشی از استفاده و پیاده سازی نادرست یا عدم مدیریت مناسب از تخته کانبان میباشد. یک تخته به روز نشده یا بیش از حد پیچیده میتواند موجب سردرگمی، بی دقتی یا سوءتفاهم در پروژه شود.
معایب روش کانبان به شرح زیر میباشند:
تخته ای که به روز رسانی نشود ایجاد مشکل خواهد کرد: اعضای تیم باید نسبت به به روز رسانی اطلاعات تخته کانبان تعهد داشته باشند و تخته کانبان باید همیشه به روز باشد، در غیر این صورت اعضا بر روی اطلاعات اشتباه و یا ناقص کار میکنند. و زمانی که کار بر اساس یک تخته ناقص تکمیل شده باشد، بازگشت به عقب بسیار سخت خواهد شد.
پیچیدگی بیش از اندازه تخته مشکل ساز میشود: تخته کانبان باید تمیز باشد و به سادگی قابل خواندن باشد، هرچند که برخی اعضای تیم ممکن است فنون جدیدی بیاموزند که بخواهند بر روی تخته اجرا کنند. اضافه کردن اینگونه فنون و روش های اطلاع رسانی تنها اطلاعات مهم را کمرنگ خواهند کرد.
عدم زمانبندی: یکی از شکایات متداول نسبت به کانبان مشخص نبودن زمان اجرای کارها است. ستون های تخته کانبان تنها بر پایه فاز فرآیند است، هیچ چهارچوب زمانی برای هر فاز در نظر گرفته نشده است، پس شما نخواهید دانست که چه میزان زمان خواهد برد تا برای مثال فاز انجام دادن به اتمام برسد.
هسته و اصول روش کانبان
هر پروژه ی کانبان باید از این اصول هسته ای پیروی کند:
تصویرسازی گردش کار: یک شمای تصویری از فرآیند و کار به شما این امکان را میدهد تا دید وسیع تری نسبت به کار داشته باشید و چگونگی گردش کار را به طور کامل درک کنید. به وسیله تصویرسازی تمام مراحل کاری، اعم از مشکلات و مسدود کننده های کار و صف ها شما قادر خواهید بود تا مشکلات را پیش از وقوع شناسایی کنید و همچنین همکاری با سایر اعضا را بهبود ببخشید.
کار در حال پیشرفت را محدود کنید(WIP): محدودیت کار در حال پیشرفت(WIP limits) مشخص کننده مینیمم و ماکسیمم میزان کار برای هر ستون بر روی تخته کانبان یا برای هر جریان کاری میباشد. با اعمال محدودیت برای کار در حال پیشرفت شما میتوانید سرعت و انعطاف را افزایش دهید و نیاز به اولویت بندی وظایف را کاهش دهید.
مدیریت و بهبود جریان کار: جریان کاری در تمام طول کار کانبان باید تحت نظر باشد و به صورت مستمر بهبود یابد. در حالت ایده آل، شما یک جریان هموار و سریع میخواهید که نشان دهنده سرعت تحویل تیم باشد. اعضای تیم باید مشکلات جریان کاری را ارزیابی کرده و سپس تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنند.
خط مشی های فرآیند را شفاف سازی کنید: به منظور ایجاد تغییر در سیستم کانبان، فرآیند باید صریح و شفاف باشد. همه باید به طور کامل درک کنند که کارها چگونه انجام میپذیرند یا انجام شد(Done) به طور دقیق چه معنایی دارد. برای شفاف سازی این موضوع شما میتوانید در تخته کانبان تغییراتی ایجاد کنید؛ برای مثال، شما میتوانید تخته را طراحی دوباره کنید تا نحوه چرخش کار کاملا مشخص باشد.
بهبود مستمر: روش کانبان به جهت انعطاف بالا از تغییرات کوچک و مستمر استقبال میکند. زمانی که سیستم کانبان پیاده سازی و مستقر گردید، اعضای تیم قادر خواهند بود تا مشکلات را درک و شناسایی کرده و بهبودهایی را در مسیر پیشنهاد دهند. تیم ها میزان اثربخشی خود را با پیگیری و دنبال کردن جریان کاری، اندازه گیری زمان چرخه و افزایش کیفیت کار میسنجند.
نرم افزار کانبان
با توجه به نیاز افراد برای اینکه همیشه تخته برنامه ریزی خود را به همراه داشته باشند تا در مواقع لزوم به راحتی به آن دسترسی داشته باشند استفاده از نرم افزارهایی که روی موبایل یا لپ تاپ نصب می شود به راحتی به شما کمک می کند تا برنامه روزانه شما همیشه در دسترس تان باشد تا بتوانید کارهای مد نظر یا کارهای در حال انجام را بررسی و انجام دهید. برای شناخت هرچه بهتر این نرم افزارها می توانید به مقاله نرم افزارهای برنامه ریزی مراجعه کنید.
کتاب کانبان
برای اینکه بتوانید برنامه ریزی به روش کانبان را به خوبی آموزش ببینید چند تا کتاب خوب و کامل را معرفی می کنیم تا با خواندن آن ها به خوبی برنامه ریزی به روش کانبان را به راحتی یاد بگیرید.
1. کتاب کانبان از آغاز تا پایان نویسنده آرت اسملی
این کتاب یکی از کتابهای خوب آموزش کانبان میباشد که مدیریت پروژه را به روش کانبان به صورت کامل آموزش میدهد برای آشنایی بیشتر شما با این کتاب بخشی از متن کتاب را در این قسمت قرار میدهم
مقدمه در هر سیستم تولیدی دستیابی به حرکت پیوسته مواد و محصولات، موفقیتی در خور توجه است و ناب اندیشان همواره می پوشند در هر جا که بتوانند حرکت پیوسته را مستقر کنند اما واقعیت این است که همیشه فرآیندهای ناپیوسته بالای جریانی وجود خواهند داشت که فرایندهای پایین جریان باید مواد و قطعات خودرو از آنها تأمین کنند.
افزون بر این بسیاری از فرآیندهای داخلی همچنان دست های تولید میکنند و باید به دیگر فرایندها سرویس دهند در چنین حالتی چالش واقعی همانا ایجاد شرایطی است که در آن فرایندهای پایین جریان بتوانند موادی را دریافت کنند که دقیقاً نیاز دارند و در زمانی که دقیقاً نیاز دارند در حالیکه فرایندهای بالای جریان بتوانند با حداکثر بازدهی ممکن کار کند اینجاست که هموارسازی تقاضا و تولید کششی اهمیت حیاتی پیدا میکنند.
2. کتاب کانبان (سیستم عصبی تولید ناب) مترجم غلامرضا هاشم زاده
این کتاب نیز برنامه ریزی به روش کانبان را در شش فصل و به صورت کامل توضیح می دهد جهت آشنایی شما با این کتاب بخشی از این کتاب را برایتان بازگو می کنم.
به کانبان سیستم عصبی تولیدناب می گویند زیرا تولید راهمانطور که اعصاب و مغز بدن ما را مدیریت می کند اداره می کند. اولین مزیت استفاده از کانبان کاهش تولید مازاد است و هدف آن برای تولید فقط تولید آن چیز و مقداری است که سفارش داده شده است.
یکی از ارکان سیستم تولید ناب ایجاد سیستم کششی است که به تولید کنندگان این امکان را می دهد که ارزش مورد انتظار مشتری را از فرایند تولید بیرون بکشند. تولید صرفا در شرایطی اتفاق میافتد که مشتریان نهایی آن را درخواست کنند. اجرای این سیستم ها بدون شناخت مبانی نظری و فلسفی آنها امکان پذیرنیست.
مطالعه این کتاب را به مدیران، کارشناسان و دست اندرکاران واحدهای تولیدی و دانش پژوهان رشته های مرتبط توصیه می نماییم.
همچنین اگر به سایر کتاب های حوزه برنامه ریزی و مدیریت پروژه ها علاقه دارید، پیشنهاد می کنم حتماً مقاله کتاب های برنامه ریزی را هم مطالعه کنید.
برخی سوالات متداول درباره برنامه ریزی به روش کانبان
کانبان چیست؟
کانبان واژه ژاپنی به معنای تابلوی عمومی است که برای همه قابل مشاهده باشد. اگر بخواهیم از مدل کانبان برای برنامه ریزی کارهای خود استفاده کنیم کارها را به سه بخش کارهای مدنظر کارهای در حال انجام و کارهای تمام شده تقسیمبندی میکنیم.
kanban board چیست؟
به معنی همان تخته کانبان است که برای نوشتن برنامه های مد نظر جهت رسیدن به هدف خاصی برنامهریزی میشود که میتواند دارای اشکال متفاوتی باشد.
آیا کتابی درباره کانبان وجود دارد؟
بله؛ در این مقاله 2 کتاب فوق العاده در این رباطه به شما معرفی شده که می توانید از آن ها به خوبی استفاده کنید.
در این مقاله سعی شد به طور کامل برنامه ریزی به روش کانبان برای شما بیان شود و هر نکته ای درباره آن وجود دارد به شما بیان شود. اگر هنوز نکته، نظر یا سوالی درباره آن دارید، حتماً در بخش نظرات با ما در میان بگذارید تا در سریع ترین زمان ممکن به بهترین شکل شما را راهنمایی کنیم. امیدوارم که از مطالب این مطلب به خوبی استفاده کرده باشید؛ موفق باشید…
4 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
سلام وقت بخیر خیلی مقاله جالبی بود کاملا برام تازگی داشن.اول فکر کردم راجع به تکنیک اجایل میخواد بگه ولی مبحث جدیدی بود!
سلام و عرض ادب
بسیار خوشحالیم که مقاله برنامه ریزی کانبان مورد رضایت شما بوده است.
با ارزوی بهترین ها برای شما
سلام و خسته نباشید
خیلی عالی بود، الان خیلی بهتر این روش رو شناختم
ان شاءالله همیشه موفق باشید.
سلام دوست عزیز
بسیار خوشحالیم که مقاله برنامه ریزی کانبان مورد رضایت شما بوده است.
یکی از مهمترین دلایل افراد موفق برنامه ریزی صحیح و مدیریت زمان اصولی آن ها می باشد که با وجود مشغله های فراوان می توانند کارهای خود را به اتمام برسانند. روش کانبان به ما یاد میدهد که چه طور می توانیم ایده ها ، کارها و پروژه های در حال اجرای خود را مدیریت کرده و آن ها را به بهترین شکل ممکن به اتمام برسانیم.
با ارزوی بهترین ها برای شما