برنامه ریزی به روش GTD به همراه آموزش کامل این روش
روشی به نام GTD به شما آموزش میدهد که چطور با برنامه ریزی و مدیریت زمان میتوانید استرس خود را مدیریت کنید و بعد با تمرکز صد در صدی بر روی کاری که «اکنون» انجام میدهید، بازدهی خود را بالا ببرید. اگر از انبوه کارهای تلنبار شده رویهم و انجام ندادنشان کلافه شده اید، حتما به برنامه ریزی به روش GTD برای مدیریت زمان نیاز دارید. برنامه ریزی به روش GTD به شما کمک می کند که ذهنتان را طی مدتی کوتاه از هر چیز اضافه خالی کنید.
برای همهی ما بارها پیش آمده کار مهمی به ذهنمان برسد و به خودمان وعده دادهایم که به محض فراهم شدن شرایط، آن را انجام میدهیم. اما وقتی آن شرایط مهیا میشود، تعداد زیاد کارها و اخبار دیگری که به ما میرسد، باعث میشود آن کار مهم را فراموش کنیم. بعد از مدتی، بهیاد میآوریم قرار بود کار مهمی انجام دهیم و متعجب با خود فکر می کنیم چرا کاری که این قدر برایمان اهمیت دارد، به راحتی فراموش میکنیم؟ این اتفاق یک دلیل مشخص دارد و آن هم این است که مغز وظیفهی ایجاد ایدهها برای انجام کارها را دارد و نه نگهداشتن آنها در ذهن. چیزی که میتواند به ما در این مسیر کمک کند.
برنامه ریزی به روش GTD چیست؟
مدیریت زمان یا Time Management، برنامهریزی و دانستن تکنیک مدیریت زمان یکی از عوامل موفقیت در کسب و کار است که برای دستیابی به آن علاوه بر انجام دادن کارهای مهم در ابتدا و تمرکز به چیزهای دیگری نیز نیاز دارد.
افرادی که مشغله کاری زیادی دارند حتی تصور اینکه میتوانند از زندگی لذت ببرند برایشان محال به نظر میرسد. اما واقعیت آن است که شما میتوانید تمامی مسئولیتها و وظایف خود را به بهترین وجه انجام داده و در کنار آن امور روزمره و خصوصی خود را نیز مدیریت کنید.
به نظر منطقی میآید که در ازای وقت و انرژی که صرف نمودهاید، به بیشترین بازده دست یابید و در این راستا سعی دارید کارها را بدون کمترین اتلاف وقت و با سرعت هر چه بیشتر به پیش ببرید. در ضمن اطمینان از اینکه کاری که هم اکنون در حال انجام آن هستید دقیقاً همان کاری است که باید در این لحظات انجام میدادید، مایهی آرامش شما خواهد بود.
غلب ما مغزمان را به یک انبار برای کلی موضوع بیهوده تبدیل کرده ایم. چون نمی دانیم مغز اگر خالی باشد و ذهن اگر آزاد باشد، تا چه اندازه می تواند به موفقیت ما و رسیدن به اهداف و رویاهای ما تاثیر مثبت بگذارد.
روش GTD را می توانیم «روش به صفر رساندن کارهای پردازش نشده» نام گذاری کنیم. این روش به شما کمک می کند که ذهنتان را ظرف مدتی کوتاه خالی از هر چیز اضافه کنید.
این روش بر پایه این بنا شده که شما تقریبا هیچ کاری را نصفه و نیمه انجام ندهید و همانطور که از اسمش یعنی Getting Things Done پیداست، قرار است به کمک این سبک برنامه ریزی تمام کارهای خود را تمام کنید.ا
اگر بخواهیم روش GTD را خلاصه کنیم باید بگوییم: کوچک کردن هر وظیفه به صورتی که بتوانیم در بازهی زمانی کوتاهی از پسش بربیاییم. طوری که کمبود زمان و انگیزه نتواند مانع انجام آن کار شود. این روش به شما کمک میکند که در یک حرکت منظم به سمت هدف، از تنش و استرس رهایی پیدا کنید.
زمانی که کارهای خود را با روش GTD برنامه ریزی میکنید، فارغ از اینکه کجایید و چه خبر است، میتوانید قدمهای کوچک در مسیر درست را در لحظه دیده و بردارید. این روش ابزارهای سادهای برای انجام درست و موثر کارها در اختیارتان میگذارد؛ به صورتیکه استرس انجام کارهای بزرگ، هیچگاه بر شما مسلط نشود.
دنیل اچ پینک می گوید: «هنر GTD نه تنها افزایش شدید بهره وری است، بلکه کمک می کند تا رفاه و آسودگی خاطر بسیار بیشتری را تجربه کنید.»
GTD مخفف چیست؟
برنامه ریزی به روش GTD (مخفف عبارت Getting Things Done) روشی جهانی برای داشتن بهرهوری فراوان و بدون استرس است.
دیوید آلن کیست؟
دیوید آلن (David Allen) در سال ۲۰۰۱ کتابی با عنوان Getting Things Done نوشت و در آن، مراحل پیشنهادی خود برای تهیه فهرست انجام کارها را بیان کرد. دیوید آلن مشاوره بهره وری و ابداع کننده روشی تازه در مدیریت زمان است. او در کالج فلوریدا درس خواند و تحصیلات تکمیلی اش را در دانشگاه کالیفرنیا به پایان رساند. جالب است بدانید او شغل هایی عجیب و غریب و بعضاً متفاوت داشته است. از پیش خدمت رستوران و شعبده بازی و معلم کاراته گرفته تا فروشندگی و مدیریت پمپ بنزین و شرکت خدمات چمن زنی. خودش می گوید تا پیش از ۳۵ سالگی، ۳۵ شغل مختلف را امتحان کرده است!
شرکتی به نام موسسه دیوید آلن تاسیس کرد. او در این کمپانی، روش GTD را برای سازمان ها و شرکت های کوچک و بزرگ اجرا می کند و به این ترتیب باعث بهره وری بیشتر در این سازمان ها می شود. دیوید آلن، مشاور و ابداعکننده روش مدیریت زمان است که این روش با نام بهرهوری بدون استرس یا GTD شناخته میشود. ؟ دیوید آلن، مشاور و ابداعکننده روش مدیریت زمان است که این روش با نام بهرهوری بدون استرس یا GTD شناخته میشود. او درباره مدیریت زمان میگوید: زمانی که ذهن فرد پر از افکار مختلف و به هم ریخته باشد به جای فکر کردن به اهداف زندگی، به غذای سگ یا گربه خود فکر میکند. منظور او از این جمله این است زمانی که ما میتوانیم از ذهن خود استفادههای بیشتر و بهتری کنیم، چرا باید آن را درگیر مسائل کماهمیت و بیفایده کنید. شرکت مربیگری او مدیران را با روش کتاب به انجام رساندن کارها تربیت میکند و نرمافزار بهرهوری توزیع میکند. او کتابهای زیادی در زمینه مدیریت خود و بهرهوری نوشته و یکی از تاثیرگذارترین اندیشمندان این حوزه به حساب میآید.
کتاب برنامه ریزی به روش GTD
کتاب به انجام رساندن کارها | نویسنده: دیوید آلن
در کتاب «به انجام رساندن کارها» سیستم بهرهوری مشهوری معرفی میشود؛ برای کسانی که همزمان چندین وظیفه دارند و روی آن کار میکنند، تا بتوانند با اعتماد به نفس، اهداف روشن و حس کنترل کار را به انجام برسانند. چه کسانی باید این کتاب را بخوانند؟ کسانی که به بهرهوری علاقهمند هستند به، کسانی که میخواهند اثربخشی زندگی و کارشان را با حفظ خونسردی و آرامش بالا ببرند.
مطالعات زیادی نشان داده که انسان قابلیت انجام همزمان چند کار با هم را ندارد، زمانی که شما تلاش میکنید چند کار را به صورت همزمان انجام دهید، بازدهی خود را تحت تاثیر منفی این رویکرد قرار خواهید داد. در این کتاب میآموزید چطور ذهنتان را از افکار مزاحم رها کنید و با تمرکز بر روی کارها، آنها را به بهترین نحو و با بالاترین سرعت به سرانجام برسانید.
در ادامه بخوانید: بهترین کتاب های برنامه ریزی و مدریت زمان
بهترین راه مدیریت زمان با برنامه ریزی GTD
سامانه مدیریت زمان GTD یک سامانه جامع و پیشرفته ای برای مدیریت زمان در کارها و زندگی روزمره است که شما بتوانید به مدیریت همه کارهای خود بپردازید. در واقع در این روش محدود کننده ای برای شما وجود ندارد و به شما آموزش می دهد که بتوانید یک بسته بندی از تمامی کارها، اطلاعات و تعهدهای خود داشته باشید.
با بسته بندی انواع کارها و تعهدات خود، می توانید به صورت نظام بندی شده به آن چیزی که می خواهید برسید و همه کارهای خود را از بالا ببینی و برای آنها برنامه ای داشته باشید.
در این صورت می توانید با خیال راحت تمامی تعهداتی را که به آنها وعده کرده اید، بدون استرس و نگرانی اجرا کنید و وفای به عهد خود داشته باشید.
همچنین می توانید با خیال راحت به قول دیوید آلن ، چیزهای زندگی را انجام دهید و با خیال راحت، بدون استرس و نگرانی، همه امورات زندگی خود را به همراه کار مدیریت نمایید.
اگر شما بدانید که قرار است چه کارهایی را در چه زمانی باید تحویل دهید، قطعا برای آن برنامه ای خواهید داشت و برای گذران لحظه به لحظه دقایق عمرتان برنامه دارید. این برنامه به شما حق انتخاب خواهد داد که کار را انجام دهید یا می توانید در زمان دیگری نیز آن را به پایان برسانید.
کاربرد روش برنامه ریزی GTD
GTD روش شناخته شده و بین المللی است و مبنای اصلی آن بهبود مستمر است. کارایی GTD به این صورت است که کارها به وسیله بهبود پی در پی و رسیدگی دائمی به صورت سازمانیافته انجام شوند. یعنی کارهای خود را اولویتبندی کنید و فقط به کارهایی که باید در همان لحظه انجام دهید فکر کنید. شما با این روش درست فکر میکنید و درگیر کارهای کم اهمیت نمیشوید.
شاید فکر کنید GTD فقط برای زندگی شخصی یا نظم بخشیدن به کارها و سازماندهی امور کاربرد دارد. اما جالب است بدانید این استراتژی برای شرکت ها، سازمان ها و کسب و کارها به صورت گسترده ای کاربرد دارد. دیوید آلن در موسسه خود بخشی راه اندازی کرده که می تواند به کسب و کارها کمک کند تا از این مفهوم برای سازماندهی و بهره وری عمیق تر کار استفاده کنند. او تیمی بزرگ درست کرده تا سازمان ها بتوانند از GTD برای بهبود مستمر و بهره وری بالاتری برخوردار شوند.
چطور به روش GTD برنامه ریزی کنیم؟
مغز انبار اطاعات نیست!
برای موفق بودن در کار، باید که یک برنامه ریز خوب باشید. به خصوص در میان کسانی که کارشان سر و کله زدن با دادهها و اطلاعات است و باید در یک زمان چند کار و پروژه را با هم جلو ببرند.
ما تقریبا در هر لحظه، با کارها و وظایف جدید بمباران میشویم. با وجود اطلاعات و شرایط، ظرفیت مغز برای انجام وظیفه اصلی غافل میماند. در نهایت تمرکز را بر روی کاری که قرار است انجام دهید، از دست داده و بازدهی پایین میآید. چرا؟ چون چه بخواهید چه نخواهید، مغز دائما در حال حل کردن مسائل و یادآوری کارهایی است که باید انجام بدهیم؛ آن هم در نامناسب ترین زمان ممکن ، حتی اگر آن مسئله یا کار مربوط به زمان دیگری باشد و فکر کردن ما درباره آن، مشکلی را حل نکند.
اگر میخواهید که راندمان کاری خود را بالا ببرید، باید در هر لحظه فقط و فقط یک کار را انجام دهید. صد در صد ظرفیت ذهن خود را بر روی وظیفهای که در حال انجامش هستید؛ بگذارید.
لیستی خارج از ذهن
در یک جهان ایدهآل شما تمرکز کاملتان را بر روی کاری که قرار است در آن لحظه انجام دهید میگذارید، چه نوشتن یک ایمیل، چه صحبت با یک همکلاسی و چه زدن چمنهای حیاط، هر چه باشد.
در واقعیت اما، اوضاع فرق میکند. مغز ما نمیتواند مانع افکار مزاحمِ کارها و وظایف دیگر بشود و دائم به ما غر میزند و کارها را پشت سر هم یاداوری می کند به شکلی که شما واقعا نمی دانید حالا چه باید بکنید.
بنابراین باید لیستی خارج از ذهن خود ایجاد کنید. جایی خارج از ذهن ولی مطمئن. چرا مطمئن؟ که مغز بداند که شما قرار نیست آن وظیفه را فراموش کنید، و در نتیجه در هر ثانیه و بین کارهای دیگرتان آن را به شما یادآوری نکند.
مثلا فکر کنید که اگر یک سطل وظایف داشته باشید چطور است؟
سطل وظایف چه چیزهایی میتواند باشد؟ دفترچه یادداشت، لیستی بر روی کامپیوتر یا جعبهای فیزیکی در کنار دستتان که لیست و اشیا (مانند قبوض) را در درون آن قرار میدهید. مراقب باشید که همین پراکندگی سطلهای وظایف، باعث نشود که خودشان به یک مشغلهی دائمی ذهن بدل شوند. به عبارتی همه چیز را ساده نگه دارید. نکتهی کلیدی این است که باید سطلهای وظایفتان در دسترستان باشد تا هر زمان اراده کردید، بتوانید اطلاعات را از آنها دریافت کنید.
خالی کردن سطل وظایف آخر هر هفته
داشتن سطل وظایف به شما کمک میکند تا مغزتان را برای تمرکز بر روی کارِ فعلی خالی و آماده کنید. این کار به ذهن شما این پیام را میدهد که: خیالت راحت، کارهای مهم جاشون امنه، پس نگرانشون نباش!
البته این سیستم تا زمانی کارایی دارد، که سطل وظایف شما، برنامه ریزی شده باشد و هر هفته به آن رسیدگی کنید؛ وگرنه وجود سطلی که در آن وظایف از سر و کول هم بالا میروند، نه تنها آرامش بخش نیست بلکه دقیقا برعکس آن عمل میکند. وقتی آیتمهای موجود در سطل وظایف بهروز نباشند، اتکا به آنها نیز کمکم اعتبار خود را از دست میدهد و به مرور مغز شما به آن بیاعتماد خواهد شد. با بیاعتماد شدن مغز، درگیر مسائل حل نشده و کارها و وظایف دیگر میشود. دقیقا همان مشکلی که قبل از سطل وظایف با آن درگیر بودیم.
برای جلوگیری از این اتفاق، لازم است که هفتهای یک بار، این سطل را خالی کنیم. منظور ما این نیست که کل آیتمهای موجود در سطل را دور بریزید. لیست را مرور کنید و کارهایی که باید انجام دهید را به ترتیب در آن بچینید و به مغزتان این اطمینان را بدهید که جای وظایف درست و امن است. برای رسیدن به یک عملکرد خوب و خالی از استرس لازم است که هر هفته یک بار این مراحل را مو به مو اجرا کنید:
- اگر دیدید که موردی در لیست وجود دارد که اهمیت خاصی ندارد، آن را دور بریزید.
- اگر میتوانید آن را سریع انجام دهید، وقت را تلف نکنید و انجامش دهید.
- اگر دادهی مهمی است، آن را در جای مناسب قرار دهید.
- اگر یک وظیفهی مشخص است، آن را به لیست مناسب منتقل کنید
جای مناسب برای ظایف انجام شده
با مفهوم سطل وظایف آشنا شدیم. جایگاهی که به شما کمک میکند تا لیست کارها را در جایی خارج از ذهن خود داشته باشید .وقتی شما چیزهایی که توجه شما را به خود جلب میکند در داخل این سطل میگذارید، میدانید که آنها فراموشتان نخواهند شد. در نهایت با یک سطل پر از وظایف مختلف روبرو خواهید شد. اینجاست که اهمیت آخر هفته و مرتب کردن این لیست نمایان میشود.
بیشتر لیستهای وظایف موجود، عملا بیفایدهاند چرا که بعد از مدت کوتاهی به انبار بیسر و تَهی تبدیل میشوند که گزینه ها بدون اولویت خاصی در آن ریخته شده و تنها سردرگمی شما را دو چندان میکنند. در تئوری تنها کارها و وظایف عینی را در درون سطل میریزیم ولی در عمل هر چیزی که به ذهنمان برسد را در درون آن پرت میکنیم. همین موضوع باعث میشود که رشتهی کارها از دستمان در برود.
لیست پروژهها
هدف این لیست، پیگیری تمام پروژههای جاری شما، بدون از دست دادن تمرکزتان بر روی کارها و از دست دادن ردِ پروژههاست. به عبارتی به شما کمک میکند تا در بین پروژهها سر در گم نشوید.
لیست پروژهها عبارت است از لیستی که یک نگاه کلی به تمام پروژههایی که در حال انجامشان هستید را دارد. پروژه یک جزء کلیدی از هر سیستم کار و به درد بخوری است. نوشتن یک ایمیل، پروژه حساب نمیشود، ولی برنامهریزی برای سفر، برای خودش پروژه ایست.
در نظر داشتن نتیجه در پروژه، مسیر را به شما نشان میدهد، و با دیدن چشمانداز راحتتر میتوانید در مسیر صحیح قدم بردارید. پس از نوشتن پروژه بر روی کاغذ به همراه نتیجهای که از آن انتظار دارید، اکنون لازم است که آن را در لیست پروژهها قرار دهید و به صورت هفتگی لیست را بازبینی و وارسی کنید. لیست پروژهها شامل تمام کارهاییست که بیش از یک مرحله برای انجامشان لازم است.
بسیاری از ما میخواهیم که تغییراتی را در دنیای اطراف خود بدهیم. خب “اکنون” بهتر است اول در خصوص نتیجه خوب فکر کنیم و بعد یک پروژه برای آن تغییر، تعریف کنیم و در لیست پروژهها بگذاریم.
وجود این لیست به شما احساس قدرتمند بودن را میدهد. این حس که همه چیز تحت کنترل شماست؛ همین باعث میشود که تنش و استرس شما کمتر شده و کارایی و بازدهی بالا برود.
تقویم و لیست کار بعدی، به جای لیست روزانه
یک راه حل، استفاده از تقویم و چند لیست کار بعدی است. تقویم قرار است یک کار را برای ما انجام دهد: قرارهای ما را در خود نگه دارد. باید به آن، به عنوان چیزی که قرار است ساختار تثبیت شدهای برای فعالیتهای بعدی شما ایجاد میکند، نگاه کنید. در تقویم، هر چیزی به یک روز یا ساعت خاصی اختصاص پیدا میکند. هر وظیفه یا فعالیت مشخصی دیگر در لیست کار بعدی قرار خواهد گرفت. این لیست به شما امکان انتخاب سریع بین کارها در زمانی که فرصت مناسبی برای انجام وظیفهای پیش آمد، میدهد. فرقی نمیکند که اکنون کجایید، بایستی که لیست کار بعدی همیشه همراهتان باشد. این عادت به شما کمک میکند تا بسته به وضعیتی که در آن قرار گرفتهاید یکی از وظایف موجود در لیست را انجام دهید و از شرش خلاص شوید.
لیستی برای زمانی که با دیگران کار میکنید
تمام وظایف پیشرو باید در لیست پروژهها قرار گرفته باشند. وظیفهی این لیست هم این است که قدمهای کوچک برای رسیدن به مقصد را در دل خود داشته باشند. بسیاری از مواقع این تنها شما نیستید که مسئولید، بلکه دیگرانی هم وجود دارند که بخشی از پروژه را در دست گرفتهاند. مثلا باید منتظر همکارتان شوید تا خبر رزرو اتاق در هتل را برای برنامهریزی سفر آخر هفته به شما بدهد. در اصل شما پروژه را تا زمانی که از همکارتان خبری نگیرید، نمیتوانید به پیش ببرید. لیست «انتظار» برای همین مواقع در نظر گرفته شده است. در این لیست، چیزهایی که قرار است از دیگران دریافت کنید، به همراه دلایلشان را یادداشت میکنید. می توانید این لیست را با خرید دفتر پلنر هم تکمیل کنید که می تواند به شما کمک زیادی بکند.
اطلاعات مربوط به روزهای خاص
گاهی، اطلاعاتی خاص، تا یک روز مشخص به کارمان نخواهند آمد. فرض کنید که نمایشگاه خریدی در کار است ولی تا زمانی که باز نشده نمیتوانید که تصمیم بگیرید که آیا ارزش رفتن دارد یا خیر. اینجاست که لازم است تصمیم خود را درست در زمانی که نمایشگاه باز میشود بگیرید و از فکر کردن بیمورد به آن تا قبل از یک تاریخ مشخص، پرهیز کنید.
نوشتن یادداشت بر روی تقویم برای تصمیمگیری در آن روز، به شما کمک میکند که ذهنتان را از آشفتگیِ تصمیم رفتن یا نرفتن، رها کنید.
لیستی برای ایدههای بالقوه
یکی دیگر از اجزاء مهم متد برنامه ریزی GTD لیست «یک روزی، شاید» است. چه چیزهایی را در درون این لیست قرار میدهیم؟ هر چیزی که متعلق به لیست کار بعدی و لیست پروژهها نیست ولی دائم در مغزتان چرخ میزند و میگوید که «حواست را به من بده». به عبارتی این لیست دارای مواردی است که ایده مشخصی برای انجامشان در حال حاضر ندارید. صرفا یک ایدهی خام و بالقوه برای عملی کردنش در آینده است.
با وجود اینکه از اسم این لیست برمیآید که مربوط به کارهای غیرمهم باشد، قدرت آن را دست کم نگیرید. شاید این ایدهها در آینده اهمیت بالایی را در زندگی شما پیدا کنند، پس، از ساخت این لیست غافل نشوید.
بررسی محل کار
ساخت یک مکان که تمام اجزاء لازم برای کار کردنتان در آن جمع شده یک قسمت ضروری برای کار پربازده است. جایی که در آن احساس راحتی کنید. داشتن یک سیستم قابل حمل که دسترسی به آن در جاهای مختلف راحت باشد، برای بسیاری از ما مهم است. با داشتن یک لیست همراه از کارهایی که باید بکنید، حتی میتوانید از زمان سوختهی معطلی در فرودگاه، مترو و نوبت پزشک هم به بهترین شکل استفاده کنید.
هدف از سیستم برنامه ریزی GTD حس آرامش و تحت کنترل داشتن همه چیز است. تحت کنترل به این معنی که بدانید در کجای مسیرید و مطمئن شوید که رو به جلو حرکت میکنید. با بهروز رسانی مداوم سطل وظایف، تمرکز شما به صورت کامل وقف کاری که انجام میدهید، خواهد شد. به این ترتیب بازدهی شما به مراتب بالاتر خواهد رفت.
یک نقشه خوب
شاید نقشه کشیدن برای کارها یک کار غیرطبیعی و غیرمنطقی به نظر بیاید. هدف از نقشه کشیدن، تفکر درمورد وظیفه و برنامهریزی پیشاپیش تمامی مراحل است. ولی زمانی که هنوز حتی یک هدف مشخص در ذهن خود ندارید، چطور میتوانید به این شکل برنامهریزی کنید؟ اینجاست که مشخص کردن یک هدف میتواند در برنامهریزی که در نهایت منطقی و طبیعی به نظر بیاید کمکتان کند.
این نوع تفکر در مورد رسیدن به هدف را در حقیقت پیاده کنید. هدف خود را تا جایی که میتوانید، دقیق مشخص کنید. مطمئن باشید که صرف زمان برای مشخص کردن دقیق هدف، تلف کردن زمان نیست و برعکس برای شما و وقتتان ارزشمند است. وقتی هدف مشخص شد، به مغزتان اجازه دهید تا در خصوص آن ایدهپردازی کند. و در اخر، مرحلههای بعدی برای رسیدن به آن هدفِ مشخص نمایان خواهد شد. برای ایدهپردازی از یک کاغذ استفاده کنید. صرفا به مغزتان تکیه نکنید چون برایش مشغله درست کرده و اینطوری منافع روش برنامه ریزی GTD را از بین خواهید برد.
به محضی که تمام ایدهها را جمع کردید، آنها را ساماندهی کرده و در دستههای مناسب قرار دهید. سپس گامهای عینی برای حرکت به سمت آن را یادداشت کنید. به این برنامهریزی، برنامهریزی طبیعی میگوییم چرا که نهتنها وضوح بیشتری به کارهایتان هدیه کردهاید بلکه از انجامش به خاطر شهودی بودنش، لذت خواهید برد.
تکنیک های افزایش بازدهی برنامه ریزی به روش GTD
با استفاده از تکنیکهای GTD میتوانید کارهایتان را مدیریت کنید. با مدیریت کارها، زمان تان نیز خود به خود مرتب میشود ؛
این تکنیکها عبارتاند از:
انجام مهم ترین کارها در ابتدای روز
آغاز هر روز فقط سه کار مهم تان را در اولویت انجام قرار دهید .این سه کار آن قدر مهم هستند که حتما باید انجام شوند و درصورت انجام نشدن پیامدهای منفی بسیاری برایتان خواهند داشت.
سحرخیز باشید
اگر کارهای زیادی دارید و برای آن برنامهریزی کردید، بهتر است صبح زودتر از خواب بیدار شوید تا به همهی کارهایتان برسید.
یادداشت کنید
همیشه به محض این که کاری از ذهنتان عبور کرد آن را در یک دفترچه یا در تلفن همراهتان یادداشت کنید و به حافظهی خود اعتماد نکنید. چرا که در دقایق بعد ممکن است فراموش کرده باشید که چه کاری و به چه دلیلی باید انجام میدادید.
کارهای خود را دسته بندی کنید
کارهای خود را دستهبندی کنید و کارهایی را که به هم مربوط هستند در یک دسته قرار دهید. این کار باعث میشود سرعت بیشتری در انجام کارها داشته باشید .
طبق تقویم کارهایتان را برنامه ریزی کنید
برای اینکه کارهای خود را در زمان مشخصشده انجام دهید، بهتر است یک تقویم برای کارهای خود تهیه کنید و طبق آن کارهای خود را سازمان دهی کنید. اپلیکیشن Google Calendar گزینهی خوبی برای ورود کارهای مهم و قرارهای ملاقات است.
واقع بینانه برنامه ریزی کنید
برنامه کاری خود را متناسب با توان خود تنظیم کنید؛ زیرا برنامه سنگین و غیرواقع بینانه باعث میشود انرژی شما برای انجام کارها کمتر شود و اگر کارهایتان انجام نشود شما فکر میکنید که سیستم GTD سیستمی ناکارآمد است.
اثر زایگارنیک در برنامه ریزی به روش GTD
وقتی شما کار روی چیزی را شروع میکنید و آن کار را تمام نمیکنید، مدام فکر کار ناتمام به ذهنتان میآید؛ حتی وقتی کار دیگری انجام میدهید. چنین افکاری میخواهند شما به عقب برگردید و کاری را که از قبل شروع کردهاید، تمام کنید. به همین دلیل است که شما مدام به آن فکر میکنید. به عبارت دیگر ، کار ناتمام همچنان به تأثیر خود ادامه میدهد، حتی هنگامیکه سعی میکنید به سراغ چیزهای دیگری بروید .
فیلمهای تلویزیون و سریالها نیز از این اثر پیروی می کنند. یک قسمت ممکن است تمام شود، اما داستان ناتمام است. پایانهای هیجانانگیز ، بینندگان را به بیشتر دانستن ادامه فیلم مشتاق میکند. بهلطف اثر زایگارنیک، افراد آن برنامه را دنبال میکنند تا دریابند چه اتفاقی میافتد.
احتمالاً در مدرسه هم این تأثیر را تجربه کردهاید. قبل از امتحان، چیزهایی را که میخواندید نسبتاً خوب یادتان میماند، ولی پس از امتحان، دانشآموزان اغلب در بهیادآوردن تمام مواردی که مطالعه کردهاند مشکل دارند؛ چون دیگر در همان لحظه از آن استفاده نمیکنید، ممکن است اطلاعات از حافظه شما خارج شود.
اثر زایگارنیک چگونه کشف شد ؟
برای اولین بار یک روانشناس روسی به نام بلوما زایگارنیک (Bluma Zeigarnik) و دانشجوی نظریهپرداز تأثیرگذار کورت لوین (Kurt Lewin)، این اثر را مشاهده و توصیف کردند. او درحالیکه در یک رستوران شلوغ در وین نشسته بود، فهمید که پیشخدمتها حافظه بهتری در مورد سفارشهای پرداختنشده دارند. بهمحض اینکه صورتحساب پرداخت میشد، پیشخدمتها در بهخاطرآوردن جزئیات دقیق سفارشها مشکل داشتند.
آزمایش اثر زایگارنیک
زایگارنیک تصمیم گرفت این فرضیه را در یک محیط آزمایشی آزمایش کند.او یافته های خود را در “درباره کارهای تمام شده و ناتمام” در سال ۱۹۲۷ منتشر کرد. در این آزمایش ، او از هر شرکت کننده خواست ، که یک سری کارهای جداگانه مانند حل یک معما یا جمع آوری مهره ها را انجام دهد. زمانی که حدودا نیمی از کار ها انجام شده بود، ادامه روند توسط ناظران قطع می شد. سپس یک ساعت وقفه ایجاد شد. به دنبال این آزمایش و پس از وقفه مورد نظر، زایگارنیک با هر یک از شرکت کنندگان مصاحبه کرد و از آنها خواست جزئیات هر کاری را که امتحان کرده اند به خاطربیاورند.
نتایج شگفت آور بود و به نظر می رسید که مشاهدات اولیه لوین از اثر وقفه در حفظ حافظه پیشخدمت ها را تأیید می کند. یافته های اولیه زایگارنیک نشان داد که شرکت کنندگان قادر به یادآوری بهتر و حتی نود درصدی جزئیات کارهای قطع شده بودند و این یادآوری بهتر از کارهایی بودند که بدون مزاحمت قادر به انجام آنها بودند. این نتایج حاکی از آن است که تمایل به انجام یک کار می تواند باعث شود که آن در حافظه فرد باقی بماند. زمانی که کار کامل شود ، نهایی بودن اتمام آن فرایند فراموش شدن آن را امکان پذیر می سازد. اگر این اثر دقیق باشد، درک ما از عملکرد حافظه را پشتیبانی می کند ، به این دلیل که تمرین فعال اطلاعات، حفظ آن را امکان پذیر می کند. در حالی که اطلاعاتی که تکرار نمی شوند بیشتر دور ریخته می شوند.
اثر زایگارنیک چگونه عمل می کند ؟
حافظه کوتاهمدت هم از نظر ظرفیت و هم در مدتزمان محدود است. بهطور معمول ما فقط میتوانیم چیزهای زیادی را مدیریت کنیم که در حافظه حفظ میکنیم. حتی باید تمرین کنیم تا این اطلاعات در حافظهمان بماند. این کار به تلاش ذهنی کمی نیاز دارد. اگر برای حفظ حافظه کوتاهمدت خیلی تلاش میکنید، باید خیلی بیشتر تلاش کنید تا بتوانید آن را به کار بگیرید؛
برای مقابله با این اضافهبار دادهها، افراد به چند ترفند ذهنی تکیه میکنند که به آنها اجازه میدهد اطلاعات زیادی را به خاطر بسپارند. اثر زایگارنیک یک نمونه از این موارد است. اغلب با فکرکردن به کارهای تمامنشده، بهتر میتوانیم آنها را به خاطر بیاوریم تا زمانی که کارها تمام شوند، اما این تأثیر فقط در کوتاهمدت حافظه را تحت تأثیر قرار نمیدهد. کارهای ناتمام مانند اهدافی که باید به آنها برسیم، در طولانیمدت نیز میتوانند به تفکرات ما نفوذ کنند.
اثر زایگارنیک مطالب زیادی درباره نحوه عملکرد حافظه بیان میکند. زمانی که اطلاعات درک میشوند، اغلب برای مدتزمان کوتاهی در حافظه حسی ذخیره میشوند. وقتی به اطلاعات توجه میکنیم، آنها به حافظه کوتاهمدت منتقل میشوند. بسیاری از این خاطرات کوتاهمدت، نسبتاً سریع فراموش میشوند. با تمرین فعال، برخی از این اطلاعات به حافظه بلندمدت منتقل میشوند.
بهترین استفاده از زایگارنیک
در واقع، اثر زایگارنیک در زندگی روزمره شما تاثیر بسزایی دارد. می توانید از این پدیده روانی به نفع خود استفاده کنید.
مواردی که میتوان در آنها از اثر زایگارنیک استفاده کرد عبارتند از :
- تاثیر بیشتر مطالعه
- مبارزه با تعویق کار
- ایجاد علاقه و توجه
- بهبود سلامت روحی
اثر زایگارنیک به شکل یک مشاهده ساده از نحوه برخورد پیش خدمتان رستوران با سفارشهای مشتری آغاز شد. تحقیقات بعدی از این ایده حمایت میکند که حداقل در برخی موارد، ما به یادآوری بهتر کارهای ناتمام نسبت به کارهای تکمیلشده تمایل داریم. درحالیکه عوامل زیادی وجود دارد که میتواند در بروز اثر و قدرت آن تأثیر بگذارد. شما میتوانید از دانش به روشهای متعددی استفاده کنید. هنگامیکه روی یک پروژه کار میکنید، با استراحت بین کار، قادر خواهید بود جزئیات مهم را بهتر به خاطر بسپارید. و به کمک این اثر ، بازدهی و کارایی خود را افزایش دهید.
سوالات متداول درباره برنامه ریزی به روش GTD
برنامه ریزی به سبک GTD چیست؟
کوچک کردن هر وظیفه به صورتی که بتوانیم در بازهی زمانی کوتاهی از پسش بربیاییم. طوری که کمبود زمان و انگیزه نتواند مانع انجام آن کار شود. این روش به شما کمک میکند که در یک حرکت منظم به سمت هدف، از تنش و استرس رهایی پیدا کنید.
چه کتابی منحصر به برنامه ریزی GTD نوشته شده است؟
کتاب هنر به انجام رساندن کارها اثری از آقای دیوید آلن، کتابی است که در واقع در آن برنامه ریزی به شیوه GTD را کاملا بیان کرده.
چطور به روش GTD برنامه ریزی کنیم؟
ما در این مقاله ۱۱ روش اصلی و کاربردی از روش برنامه ریزی GTD را برایتان توضیح داده ایم که با خواندن آنها می توانید به راحتی برنامه ریزی خود را با این روش انجام دهید.
12 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
بسیار مفید و کامل بود. لذت بردم. سپاسگزارم
خوشحالیم که مقالع برنامه ریزی به روش GTD براتون مفید واقع شد
سلام ممنون از مقاله خیلی عالی.واقعا روش جالبی بودو برای من تازگی داشت.برنامه ریزی قطعا لازمه و باید برای درست انجام دادن کارها حتما برنامه ریزی داشته باشیم.مقاله ای که راجع به برنامه ریزی بود هم در گذشته خوندم و خیلی کمکم کرد.الان دیگه هرروز طبق برنامم پیش میرم
سلام و عرض ادب
بسیار خوشحالیم که براتون کاربردی بوده و براتون حال خوب آرزومندم
سلام و عرض ادب
بسیار عالی بود امیدوارم همیشه موفق باشید
سلام دوست عزیز
ممنونم از نظر ارزشمند شما
امیدوارم بهترین ها نصیبتون بشه
درود برشما
مهمترین رکن برنامه ریزی است.
اگر این برنامه برای هدف واضحی طراحی شده باشدشانس کارامدی بیشتری دارد درروش GTD
همبا حذف استرس بر بازدهی یک برنامه بیشتر صحه گذاشته شده است.
باتشکر ازتیم گام برتر
سلام وقت بخیر
سپاس فراوان از توجه و همراهی شما
دقیقا با شما موافقم که برنامه ریزی علاوه بر افزایش بازدهی ، باعث کاهش استرس میشه.
بسیار عالی و بی نظیر بود،
مطمئنا برنامه ریزی چه به روشGtd و یا چه روش های دیگری عامل قدرتمندی برای غلبه بر تنبلی و اهمال کاری و حتی افزایش انگیزه ما برای رسیدن هرچه زودتر به اهدافمان می شود
درود بر شما
تشکر ویژه دارم از توجه و همراهی شما
طبیعتا همینطوره که فرمودید و برنامه ریزی یکی از مهمترین دلایل مدیریت و کاهش تنبلی و اهمال کاری است و افزایش انگیزه با برنامه داشتن خیلی راحت تر خواهد بود.
واقعا توی هیچ مقاله ای جامع تر از این مطالب نخونده بودم
وقت شما بخیر
خیلی خوشحالیم از اینکه مطالب مورد پسندتون واقع شدند